Office-2010公司管理项目化教程(第二章).ppt
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1、Office 2010企业管理项目化教程批量处理公司信息小李是某汽车股份有限公司的办公人员,负责管理公司办公室工作,员工的工资条、商品信息卡、客户的邀请卡等工作都需要她来完成。如果手动填写不仅花时间,更麻烦的是极易出错!小李把该项目分解成三个任务来完成,第一个任务是批量生成“工资条”;第二个任务是批量生成“商品信息卡”;第三个拓展任务是批量生成“邀请函”。项目描述学习要点u学习创建邮件合并所需要的主文档和数据源的方法。u学习将插入合并域中的各选项插入到主文档并生成新数据的方法。u学习如何在邮件合并中插入图片。u学习邮件合并中简单域的使用。项目2第 3 页Contents Page目录页 拓展任
2、务:批量制作公司周年庆邀请函 任务1:批量生成“工资条”任务2:批量制作汽车信息卡任务1批量生成“工资条”任务1 批量生成“工资条”第 5 页 项目2批量处理公司信息 情景描述情景描述p某公司为了使员工能方便、准确地了解每个月的工资情况,需要为每个员工打印一份当月的工资条,工资信息可以从“公司员工工资管理”去调用。办公人员小李为了能高效地完成任务,决定采用Word 2010中的“邮件合并”功能。任务1 批量生成“工资条”第 6 页 项目2批量处理公司信息作品展示p本任务批量生成的工资条效果如右图所示任务1 批量生成“工资条”第 7 页 项目2批量处理公司信息任务要点1.创建主文档。2.进行邮件
3、合并的基本步骤。任务1 批量生成“工资条”第 8 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤1 新建一个Word文档,其页面参数设置如右图所示。u 步骤2 输入工资条的标题“10月份工资条”,并设置其字符格式:中文字体为华文行楷,西文字体为Times News Roman,五号,居中对齐。创建“工资条”主文档01任务1 批量生成“工资条”第 9 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤3 按回车键后选择“开始”选项卡“样式”组“样式”列表中的“清除格式”项,让光标恢复到原始状态,如下图所示。创建“工资条”主文档01 当页面设置边距为0时,为的是让整篇纸张填满内容,节约纸张。因为默认打印机不支
4、持0边距的打印,所以在Word中打印预览会看到有内容丢失。此时可以设置打印机打印边距更改打印最终效果。利用“清除格式”功能可以快速把格式调整到原始状态。小技巧任务1 批量生成“工资条”第 10 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤4 插入一个11列2行的表格。u 步骤5 设置表格的格式:表格宽度为25厘米的固定值,居中对齐,如右图所示。表格内文字的对齐方式为“水平居中”。创建“工资条”主文档01任务1 批量生成“工资条”第 11 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤6 输入表格内容,设置其字符格式为:黑体、五号,如下图所示,并将其保存为“工资条(主文档)”。创建“工资条”主文档01
5、任务1 批量生成“工资条”第 12 页 项目2批量处理公司信息任务实施要批量制作“工资条”,除了要有主文档外,还需要有每个员工对应的相关信息。用户可以在邮件合并中使用多种格式的数据源,如Microsoft Outlook联系人列表,Access数据库,或Word文档、Excel表格等。下面以公司现成的Excel数据源“10月份工资统计表(数据源)”进行制作,如图所示。“10月份工资统计表”数据源02任务1 批量生成“工资条”第 13 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤1 打开创建的主文档,单击“邮件”选项卡“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”按钮,在展开的列表中可看到“普通Word文
6、档”选项高亮显示,如图所示,表示当前编辑的主文档类型为普通Word文档。邮件合并03p若在列表中选择“信函”、“电子邮件”、“信封”或“标签”选项,表示创建相应类型的文档。任务1 批量生成“工资条”第 14 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤2 单击“开始邮件合并”组中的“选择收件人”按钮,在展开的列表中选择“使用现有列表”,如右图所示。邮件合并03任务1 批量生成“工资条”第 15 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤3 打开“选取数据源”对话框,选中创建好的数据文件“10月份工资统计表(数据源)”文件,如右图所示,然后单击“打开”按钮。邮件合并03任务1 批量生成“工资条”第
7、 16 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤4 在打开的对话框中选择要使用的Excel工作表,然后单击“确定”按钮,如图所示。邮件合并03任务1 批量生成“工资条”第 17 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤5 将插入符放置在文档中第1处要插入合并域的位置,即第一列第二行处,然后单击“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮,在展开的列表中选择要插入的域“员工编号”,如图所示.邮件合并03任务1 批量生成“工资条”第 18 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤6 用同样的方法插入“姓名”、“部门”、“地区”、“基本工资”等剩余字段域,效果如下图所示。邮件合并03 将邮件合并域
8、插入主文档时,域名称总是由尖括号括住。这些尖括号不会显示在合并文档中,它们只是帮助将主文档中的域与普通文本区分开来。在插入每个字段域前一定要先确定光标的位置,光标位置在哪就在哪插入域。任务1 批量生成“工资条”第 19 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤7 单击“预览结果”组中的“预览结果”按钮,可预览合并结果,并且可以设置查看第3条数据信息(此处可以设置想要预览的特定记录),如图所示。邮件合并03任务1 批量生成“工资条”第 20 页 项目2批量处理公司信息任务实施邮件合并03u 步骤8 单击“完成”组中的“完成并合并”按钮,在展开的列表中选择“编辑单个文档”,如图所示,系统将产生的
9、邮件合并放置到一个新文档。任务1 批量生成“工资条”第 21 页 项目2批量处理公司信息任务实施邮件合并03u 步骤9 在打开的“合并到新文档”对话框选择“全部”单选钮,如图所示,然后单击“确定”按钮。p在合并数据时,除了可以合并“全部”记录外,还可以只合并“当前记录”,或只合并指定范围的部分记录。任务1 批量生成“工资条”第 22 页 项目2批量处理公司信息任务实施邮件合并03u 步骤10 Word将根据设置自动合并文档,并将全部记录存放在一个新文档中,合并完成的文档的份数取决于数据表中记录的条数,最终效果如右图所示。最后另存文档为“工资条(邮件合并)”。任务2批量制作汽车信息卡任务2 批量
10、制作汽车信息卡第 24 页 项目2批量处理公司信息情景描述情景描述&作品展示p某公司销售汽车,为了让客户快速了解每款汽车的基本信息,要批量制作出汽车信息卡。办公人员小李为了高效地完成任务,优先想到了Word 2010邮件合并工具。任务2 批量制作汽车信息卡第 25 页 项目2批量处理公司信息任务要点3.了解域的使用方法。4.掌握在邮件合并中插入图片的方法。5.掌握在邮件合并中保留小数位数的方法。1.掌握表格的制作。2.掌握邮件合并的基本步骤。任务2 批量制作汽车信息卡第 26 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤1 设置汽车信息卡的正面。新建一个Word文档,其页面设置参数如右图所示。设
11、置页面的背景颜色为“橄榄色,强调文字颜色3,淡色60%”。创建“汽车信息卡”主文档01任务2 批量制作汽车信息卡第 27 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤2 设置表格。创建“汽车信息卡”主文档01p(1)插入一个3列7行的表格。p(2)设置表格格式。l 表格的固定宽度为10厘米。l 前6行的行高为1厘米,最后一行的行高为0.5厘米。l 第一列和第二列的列宽均为2.5厘米。l 按效果图右图所示合并单元格。任务2 批量制作汽车信息卡第 28 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤2 设置表格。创建“汽车信息卡”主文档01p(3)按效果图右图所示输入文字。l 设置文字的对齐方式为“水平
12、居中”。l 设置标题的字符格式为黑体、小三,加粗,文本效果为“渐变填充-橙色,强调文字颜色6,内部阴影”。l 设置小标题的字符格式为楷体、小四,加粗,字体颜色为“红色,强调文字颜色2”。l 设置底部标题的字符为黑体、五号,字体颜色为“茶色 背景2”。任务2 批量制作汽车信息卡第 29 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤2 设置表格。创建“汽车信息卡”主文档01p(4)按效果图右图 所示设置边框。l 设置表格无外边框。l 设置表格的内部边框为0.75磅的绿色双线。l 设置表格的内部细线为0.75磅的“水绿色,强调文字颜色5”单线。任务2 批量制作汽车信息卡第 30 页 项目2批量处理公司
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