工会财务管理软件教学课件.ppt
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1、工会财务管理软件教学课件,江苏省总财务部,工会财务管理软件下载,江苏工会网:http:/www.jsgh.org/ 在“公告公示”栏内点击:工会会计制度管理系统V2.0软件及使用手册。或直接输入网址:http:/www.jsgh.org/template/10002/file.jsp 下载内容:(1)财政部工会会计制度管理系统V2.0安装盘;(2)软件使用手册 对下载文件进行解压,工会财务管理软件下载,解压后,当前文件夹下形成一个名为“财政部工会会计制度管理系统V2.0安装盘”的文件夹。 双击进入文件夹,双击名为“AUTORUN.EXE”的文件,进入安装选择页面,工会财务管理软件安装,工会财务
2、管理软件安装,点击安装ACCESS版(或者点击安装SQL Server版),开始通用财会软件的安装,软件安装,通用财会软件(工会版7.0)分为单机版(即ACCESS版)、网络版(即SQL Server版),建议安装单机版。现以单机版安装为例进行说明。 1 双击AutoRun.exe文件,进入安装选择界面 2点击安装ACCESS版(或者点击安装SQL Server版),开始通用财会软件的安装,如图所示。,软件安装,软件安装,3单击“下一步”,将显示许可协议,单击“同意”将显示下一个安装画面。 4输入姓名及单位名称。 5单击“下一步”,显示“选择安装目的地”画面。 6选择软件将要安装的目录。系统默
3、认为“C:Program FilesGasfgh70”,若要改变路径,可单击“浏览”按钮,在“选择路径”对话框中选择新的安装目录。 7单击“下一步”,显示“选择程序文件夹”画面。默认文件夹为“通用财会软件(工会版7.0)” 8单击“下一步”,系统显示出所有的安装信息,如果正确无误,可单击“下一步”,开始复制文件。,软件安装,9文件复制完毕,显示出图4所示画面: 10单击“下一步”,稍等片刻,待ADO组件安装完成。 11单击“完成”,软件安装完毕。,软件疑难问题,一、安装软件 系统文件夹 c:program filesgasfgh70 数据库文件夹 d:program filesgasfgh70
4、Data 安装账务数据:打钩,软件疑难问题,二、帐套的备份 平时按月备份 年终备份的同时,数据库文件夹内的Data通过复制、粘贴、保存,确保安全 账务处理:每月收入、支出不结转,年终一次性结转;,软件疑难问题,按月结账(与账务处理同步) 报表-汇总-数字必须与账务处理的固定资产总账相符(每个月末核对一次) 初始设置,固定资产增加、减少都应通过“固定资产卡片”完整记录(选择不计提折旧),软件疑难问题,三、报表管理模块 由于软件制表模块与excel操作系统容易发生冲突,造成资产负债表“结余”的期末数单元格公式出错 错误公式:单元格公式含d:program filesGasfGH70数据库路径,错误
5、纠正:将以上字符逐一删除,并通过复制粘贴正确字符,把公式补齐,“结余”期末数正确公式,=YDLF(“, “401“, 0, 0, “RMB“)+YDLF(“, “402“, 0, 0, “RMB“)+YDLF(“, “403“, 0, 0, “RMB“)+YDLF(“, “404“, 0, 0, “RMB“)+YDLF(“, “405“, 0, 0, “RMB“)+YDLF(“, “406“, 0, 0, “RMB“)+YDLF(“, “407“, 0, 0, “RMB“)+YDLF(“, “408“, 0, 0, “RMB“)-YJLF(“, “501“, 0, 0, “RMB“)-YJLF
6、(“, “502“, 0, 0, “RMB“)-YJLF(“, “503“, 0, 0, “RMB“)-YJLF(“, “504“, 0, 0, “RMB“)-YJLF(“, “505“, 0, 0, “RMB“)-YJLF(“, “506“, 0, 0, “RMB“)-YJLF(“, “507“, 0, 0, “RMB“)-YJLF(“, “508“, 0, 0, “RMB“)+NCDYF (“, “331“, 0, “RMB“),软件疑难问题,在制表时,要注意: 1、资产负债表 资产类取数公式: 年初数:NCJYF(取科目的年初借方余额,如果余额在贷方结果为负数) 期末数:YMJYF (取
7、科目的月末借方余额,如果余额在贷方结果为负数),软件疑难问题,负债类、净资产类取数公式: 年初数:NCDYF(取科目的年初贷方余额,如果余额在借方结果为负数) 期末数:YMDYF (取科目的月末贷方余额,如果余额在借方结果为负数) 资产负债表与收入支出表的平衡关系 结余期初+本期收入合计本期支出合计=结余期末,软件疑难问题,2、收入支出表 收入:本月数 YDF(本月贷方发生额)减YJF (本月借方发生额);本年累计数 YMDYF (取科目的月末贷方余额,如果余额在借方结果为负数) 支出:本月数 YJF(本月借方发生额)减YDF (本月贷方发生额);本年累计数 YMJYF (取科目的月末借方余额
8、,如果余额在贷方结果为负数),软件疑难问题,3、往来款项明细表 没有设置单元格公式,主要是随时改变余额。 资产类款项:YMJYF (取科目的月末借方余额,如果余额在贷方结果为负数) 负债类款项:YMDYF (取科目的月末贷方余额,如果余额在借方结果为负数),软件疑难问题,4、凭证打印 “数量及单价”、“外币及汇率”钩去掉 如果用A4纸打印,“自动分页”默认,一张纸打印两张凭证后裁 如果先将纸裁好,再打印凭证,“自动分页”钩去掉,每页凭证数改为1 设置好后,点击“确定”即连打;点“预览”即分凭证号打印,软件疑难问题,5、账簿打印 库存现金、银行存款日记账在“日记账”先设置、后打印 明细账、总账在
9、“总账”-“账簿打印”先设置、后打印(能做到连续、页码打印),一、系统管理,双击 “通用财会软件(工会版7.0)”,然后单击“系统管理”即可运行系统管理子系统。 启动系统管理后,会显示“用户登录”对话框,要求用户登录,ACCESS版第一次登录,直接点击“确定”即可登录系统,一、系统管理,第一次只能以系统管理员(dba)的身份进入系统,在“用户登录”对话框中,选择用户名“dba”,密码为空,然后单击“确定”。为了系统的安全,应及时为dba设置一个密码。 系统管理员(dba)不能删除,用户只需增加即可。,一、系统管理,用户必须先建一个会计帐套,新建账套是为一个核算单位建立财会核算的账簿体系(数据文
10、件) 1新建帐套:在系统管理子系统的主窗口中,单击账套管理图标打开账套管理窗口。在【编辑】菜单中选择【新建账套】,或按工具条上新建按钮,打开增加账套对话框。在“增加账套”对话框中,输入新的账套信息。 1)账套代码:以3位字母或数字标识一个账套,必须唯一。我们这里输入辽宁省总工会,在建立沈阳市工会和鞍山市总工会,在建立岫岩县总工会 2)账套名称:最大长度为10个汉字。 3)账套类型:从下拉列表中选择您要操作的账套类型,请选择基层工会单位账套类型。,一、系统管理,一、系统管理,4)会计科目代码长度: 科目级数:科目总级数为10级,不能改变。 代码长度:设置每级科目的代码长度,总长度不能超过25位。
11、本系统中,一级科目代码长度设定为3位,二至十级科目的代码长度自行定义。 是否使用内置会计科目:该复选项必须选择,系统强制必须使用内置会计科目。,一、系统管理,)其他设置: 本位币:设置本账套的记账本位币的代码和名称。默认是RMB:人民币。 会计年度启用月份:定义账套启用的会计年度和月份。默认日期为当前登录的年度和月份。 结账截止日期:在下拉列表中选择结账截止的日期。 会计期数:每个会计年所包括的会计期数目,本系统将每个自然月定义为一个会计期,共12期。 部门级次:定义本账套的部门编码录入时的级次规则。,一、系统管理,2、修改账套 修改账套是根据需要修改账套名称和单位相关信息。 3、删除账套 如
12、果错误地建立了一个账套或该套账已不再使用,可以删除该账套。,一、系统管理,只有系统管理员才有删除账套的权限。 删除账套是删除所选账套中某一年度的数据库文件。 如果所选账套中只包括一个年度账,将删除整个账套。 删除帐套必须把数据库的某年删除后。才能再建立同样帐套。如删除001辽宁省总工会。建立001沈阳市总工会。必须把这个路径001删除才可以建立,一、系统管理,用户管理: 是对使用系统的用户进行管理,包括用户的基本信息管理及用户权限管理。本系统内置两个用户:系统管理员dba和一般用户guest。dba拥有“系统管理”中的所有权限,而用户guest的权限则由系统管理员来设置。,一、系统管理,增加用
13、户是对有权使用本系统的人员进行登记注册。 1在系统管理子系统的主窗口中,单击用户管理图标,屏幕上出现用户管理窗口: 2选择【编辑】菜单中的【增加用户】,或单击工具栏中的增加按钮,窗口右边“编辑区”清空。 1)代码:这里根据经验还是写你自己的名字好,当然也可以如001、002等。 2)名称:最长为10位,不能为空。建议写你的名字。 3)岗位:选择新用户的“岗位”信息。包括:系统管理、主管、出纳、会计,可以为空。,一、系统管理,3密码:输入新用户的初始密码。为用户设置密码,以防止他人非法进入系统。用户设置后,每次启动系统时,都要输入用户名和密码,若不能正确输入,将不允许进入系统。 密码最大长度为1
14、0位。密码在屏幕上显示为星号(*)。 4填写完毕后,必须单击“保存”按钮,同时屏幕右侧各栏位清空,可以继续增加下一个用户。 注意: 系统中用户的“代码”必须唯一,不能重复。代码可以写你的名字 对于新增加的用户,系统根据不同的岗位,为用户设置默认的系统使用权限。设置后,岗位变更将不改变其权限。 用户在使用系统的过程中,可随时修改自己的密码。,一、系统管理,修改用户信息 对于系统中已有的用户信息进行修改。如会计升为主管 1在用户列表中选中要修改的用户,此时窗口右边显示出该用户 的信息。 2可以修改用户“代码”、“名称”及“岗位”信息。 3单击“保存”按钮,即可完成修改。,一、系统管理,删除用户 对
15、不再有权限使用本系统的人员从记录中删除。 1在用户信息列表中选中要删除的用户。 2选择【编辑】菜单中的【删除用户】,或单击工具条中的删 除。 3根据系统给出提示信息,确认是否删除。删除后,该用户信息将从列表中消失。 4已使用过的用户不允许删除。但先将其日志删除后,则允许删除。,一、系统管理,为了保证数据的安全性,还需要对已经进入系统的用户设置权限。用户的权限是指用户对每个子系统中各项功能的操作权限。你进入系统看不见帐套。就是用户权限没有设置好 1在用户信息列表中选择要设置权限的用户。 2选择【权限】菜单中的【权限设置】,或单击工具栏中的设置按钮。打开“用户权限”话框。 3为当前用户设置权限。,
16、一、系统管理,设置权限的方法: :系统管理权限 选中的权限功能对于本系统中所有账套均有使用权限。 :账套及功能权限 在“账套及功能权限”列表中选择某个账套。 设置列表中最右边一栏的选择框。 如果选中,表示当前用户可以使用该账套; 如果取消选择,表示当前用户对该账套没有使用权限。,一、系统管理, 当选择了某个账套后,在“功能名称”列表中设置当前用户对各项功能的使用权限。方法是设置列表的最右边一栏的选择框。 选中,表示当前用户对所选的账套可以使用该功能; 取消选择,表示当前用户对所选账套不能使用该功能。 如果要设置或取消某个子系统中的所有功能权限,可双击列表左列中对应的子系统名称。 如果要为当前用
17、户赋予所有的权限,可双击“功能权限”列表中“功能名称”列表头。 单击“确定”按钮,权限设置完成。单击“取消”按钮,本次权限设置无效。,一、系统管理,数据管理:是为账务数据提供保护功能。 包括:数据备份、数据恢复、数据引入、数据引出、显示所有账套以及自动维护。 数据备份:是将本系统的数据建立软盘副本或硬盘文件副本,以便长期保存,同时也可防备意外操作造成的硬盘数据丢失;一旦硬盘数据被破坏,通过恢复功能使系统数据恢复。,一、系统管理,数据的恢复是指当计算机发生故障或账务处理系统软件发生故障时,使当前的账务数据遭到破坏而必须对已备份的数据进行恢复处理,它将使当前的财会数据恢复到系统破坏前的状态或最接近
18、的状态。 恢复已删除数据是对已删除的年度账进行恢复。 1在【数据】菜单中选择【显示所有账套】,在“年度账”列表中将列出当前所选账套中的所有年度及其数据文件信息,包括已经删除的年度账。 2按照“数据恢复”过程进行数据恢复。 3若想不显示已删除的年度账信息,可再次选择【数据】菜单中 的【显示所有账套】。,一、系统管理,对整个财会管理系统的基础信息、凭证、部分账表的引出操作。 1在“数据管理”窗口的“账套”下拉列表中选择要进行数据引出的账套。列表中列出了系统中所有的账套。默认显示最近操作的账套。 2在“年度账”列表中选择进行数据引出的年度账。 3. 从【数据】菜单中选择【数据引出】,或按工具条中的引
19、出,弹出“数据引出”对话框 4双击引出项左侧的方框,选中需要引出的部分选项,或单击“全选”按钮选中所有选项,确认后系统出现提示窗口 5单击“确定”后,即开始数据引出操作。,二、账务处理,账务处理:是整个通用财会软件的主体和核心部分,包括期初建账、日常账务处理、月末结账和年末结账。期初建账包括建立各种编码和设置账务参数;日常账务处理以记账凭证为依据,可完成对记账凭证中分录信息的分类汇总,生成总账、明细账、日记账等账务信息;月末、年末结账主要完成各科目余额的结转。,二、账务处理,在“通用财会软件”中双击账务处理图标,屏幕首先显示通用财会软件主画面,然后进入用户登录,如图,二、账务处理,一、基础设置
20、 在初次使用通用财会软件时,首先要通过基础设置建立各种编码和设置会计参数。 这些代码表包括:部门、项目、银行、职工类别、职工。 会计参数的设置包括:会计期、货币、会计科目、结算方式、多栏账设置、凭证类型和参数设置。,二、账务处理,二、账务处理,部门是指一个单位从行政上划分的一个内部管理机构,如管理部门、各分厂、各车间等。 银行指本单位使用到的不同银行的信息。,二、账务处理,自定义核算:核算类(6个级次)-核算项目 本系统为账套设置的会计期,不能修改。但可以查看各会计期起始日及是否结账。,二、账务处理,会计科目:在系统管理的账套设置中,已设定会计科目代码总长度、代码级数和各级代码的长度(总长度不
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- 工会 财务 管理软件 教学 课件
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