基础建设档案管理篇.ppt
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1、基 础 建 设 档案管理篇 牡丹江市质量技术监督局 2012年10月 关于基础档案建设 根据市局关于做好“基础工作档案建设”的具体要求,在计 量科基础档案建设试点观摩的基础上,在大家的共同努力下,各科 都能够按照规定做好本科(室)的基础档案建设工作,全局基础档 案建设已初见成效,基本达到了“标准高、要求严、效果好”的预期 目标。 一是重视程度高。各科科长都能够指定专人负责档案建设工作 ,查阅资料认真细致。如特种设备科主卷中的基础部分内容比较丰 富、翔实; 二是动作较快。大家都能够在较短时间内收集、整理、装订资 料,标准较高。 三是自主创新意识较强。根据工作实际情况,能够采取不同的 分类方式整理
2、主卷与分卷之间的联系。如原科技认评科档案整理比 较完整,分类明了;稽查支队还根据工作特点建立了稽查支队管 理制度。 档案工作基础知识 档案:是记录和反映国家机构、社会组织或个人工作、生产、科研、学习 等活动原貌的,按一定规则组合归档,以备查考利用的各种文献。 是国家 机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图表、 声音以及其他各种形式的历史记录。 从狭义讲档案工作的内容,即档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检 索、编研和利用等工作内容。 归档材料整理:是将归档材料以件为单位进行有序化、系统化整理的过程 。内容包括对归档材料进行鉴定、装订、分类、排列、编号、编目、装盒 等。
3、归档材料整理的意义: (1)方便查找和利用。 (2)有利于文件材料的安全保管。 归档文件整理的基本原则: 遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保 管和利用。 建立完善的基础档案在日常工作管理中有着十分重要的作用: (一)它是单位的“户口簿”; (二)它是单位工作的历史记录; (三)它是追查原因,分清事故责任,处理责任者的重要依据和 佐证材料; (四)它是熟悉单位情况,提高业务水平的教材资料; (五)它是考核工作人员工作情况、业务水平、工作能力的依据 。 如何才能建立完善的基础档案? 首先,必须统一思想,提高认识。要站在对历史、对单位、集体负责 的政治高度,认真学习档案
4、工作的法律、法规和相关文件规定,切实增强 对基础档案建设工作重要性的认识。 其次,要清楚职责,准确掌握本科室业务工作基本情况。历史的沿革 跨度较大,涉及面较宽泛,工作涉及面广,工作量大。做好材料收集整理 工作,关键是要有高度的责任心。 第三,整理归档,完善管理制度。将收集齐全的各种材料进行整理、 归档,分别统一制作卷内目录和案卷目录,坚持分类准确、组卷科学、装 订整齐、编号规范、排列有序、检索方便,规范管理,专人保管。 要求统一制定规范的档案盒,统一用纸规格,所使用的表格及文件格 式做到统一、规范;文件材料的签字、盖章手续完备、准确。 归档材料必须做到齐全、完整、准确、真实,案卷整理规范标准,
5、装 订整齐美观,书写工整,字迹和载体材料质量优良,有利于长期、永久保 存。 当前档案建设存在的几个突出问题 问题一,用于档案登记的各类表格的设计不尽合理。主卷内分 类不够科学,资料的收集不够全面,个别科室只注重了分卷的建立 ,仅把某项工作形成的资料进行了装订。 如:制度法规名录,是否对应成册;主卷内基础数据统计表, 是否在分卷中有企业分类档案名册和与之相对应档案。年度工作要 点;大事记(按照时间顺序简要记述一定范围内所发生的重大事件 和重要活动的一种档案参考资料);组织沿革(系统记述一个机构 (地区、行业)体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资 料);音像档案(记录声音或影像的档案,包括
6、照片、影片、录音 带、录像带等); 问题二,日常活动、管理没有及时归入档案,形成档案、管理 两张皮。文件格式需要进一步规范。 当前档案建设存在的几个突出问题 问题三,由于所保存的资料形成年代不同、建立资料人工作习 惯不同、对办公软件使用不够熟悉等原因,同一本卷册中的资料内 容在形成时存在篇幅格式不统一,标题及正文的字体、大小不够规 范,同一表格设计前后不一致,每一类别之间缺少隔页等,还有的 是以单面形成的资料。 问题四,分类不够科学。建议对主卷中的目录分类要明确、清 晰,用主卷内的分类项目去控制对分卷的建立,并适当进行归类合 并。 (可先建后归类或边建边归类) 问题五,单一的文字记录,使档案内
7、容单调,形式呆板。(充 分利用各种影像、声像资料,运用微机管理,使档案“活”起来。 ) 随着时间的推移,档案中的材料会逐渐增多,有些材料也逐渐 失去保存价值,因此,要对档案定期进行清理、鉴定,去粗取精, 去伪存真。对确实已经失去保存价值的材料,根据国家档案销毁的 有关规定,经领导批准予以销毁,以免过于庞杂,不便使用。 档 案 的 整 理 及时收集是保证归档文件齐全完整的关键,对来往 行文、机关内部文件、会议文件等均应逐件登记建账。 带有“秘级”的文件,不得随意复印留存,统一由 办公室文书负责保管,各科(室)如需使用,可到办公 室按文件管理要求进行查阅。涉及企事业单位商业秘密 的卷宗保管应当符合
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