广东电信工程公司EXCEL2007操作技巧培训讲义.ppt
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1、Microsoft excel2007 应用与操作技巧,三分公司事业二部 何光武,Email:,Microsoft excel2007,前言 常用操作技巧 常用函数公式 图表分析 高级共享与保护 自编函数与宏(VBA) 打印设置,Microsoft excel2007 前言,前言,学会使用 Excel 的各种自定义功能,充分挖掘 Excel 的潜能,实现各种操作目标和个性化管理 。学会综合运用各种 Excel公式、函数解决复杂的管理问题和用 Excel 处理及分析不同来源、不同类型的各种数据,以及灵活运用Excel的各种功能进行财务数据分析和管理。真正让Excel成为您工作得心应手的工具。 现
2、代化的企业办公离不开OFFICE强有力的支持,让我们事半功倍。Excel的强大功能可谓深不可测,值得我们大家 共同学习!,Microsoft excel2007 常用操作技巧 基本操作,复制粘贴,复制(Ctrl+C)剪切(Ctrl+X):直接选中单元格或多行的复制,在双击某单元格时可以自动清除复制。 自动数据填充功能:利用EXCEL的下拉功能,能够自动实现有规律数据的自动填充。,粘贴(Ctrl+V):单击右键可进入选择性粘贴(如果是剪切则不能使用选择性粘贴)。选择相应的属性可以进行相应的操作。,Microsoft excel2007 常用操作技巧 基本操作,插入删除,插入功能:可以实现活动单元
3、格右移、下移。也可以插入整行、整列。,删除功能:可以实现活动单元格左移、上移。也可以删除整行、整列。,Microsoft excel2007 常用操作技巧 基本操作,筛选查找,筛选功能:不仅可以实现对文本的排序筛选还可以进行颜色的排序筛选。,查询替换功能(Ctrl+F ):,冻结拆分,冻结窗格:可以实现行或列固定不随鼠标滚动。,拆分窗格:可以实现将单个页面擦成几个页面, 便于查看数据。各页面有自己相应的滚动条。,Microsoft excel2007 常用操作技巧 数据处理,多条件排序,排序功能:不仅可以实现对文本按照单列进行排序还可以组合多种条件进行排序。,分列应用,Microsoft ex
4、cel2007 常用操作技巧 数据处理,分列功能:利用分隔符号可以对单列按照符号进行拆分为多列(利用该方法可以去掉绿标)。利用固定宽度可以按照设定宽度进行分列。,删除重复项,Microsoft excel2007 常用操作技巧 数据处理,删除重复项功能:利用该功能可以删除数据表中重复(单元格内容相同)的行。,Microsoft excel2007 常用操作技巧 数据处理,数据有效性,数据有效性功能:利用该功能可以设置单元格输入。使用序列可以实现下拉菜单效果,将选择项用英文逗号隔开。,Microsoft excel2007 常用操作技巧 数据处理,合并计算,合并功能:利用该功能可以选定的单元格进
5、行相应的求和、最大值等操作。,Microsoft excel2007 常用操作技巧 数据处理,组合,组合功能:将数据进行分组显示。,Microsoft excel2007 常用操作技巧 数据处理,分类汇总,分类汇总功能:将数据按筛选条件分类并汇总。,Microsoft excel2007 常用函数公式 基本函数,在各种计算和数据处理中,逻辑运算非常重要,在Excel中的逻辑函数是为了进行逻辑运算而设计的,可以更好地进行数据处理和计算,提高工作效率。而信息函数则在实际工程中有着较为广泛的应用,一般情况下,信息函数会和其他函数(比如查询函数等)联合使用。,什么是函数? Excel中所提的函数其实是
6、一些预定义的公式,它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算,如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。例如,SUM 函数对单元格或单元格区域进行加法运算。 在Excel主要有以下几类函数: 数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数、用户自定义函数,Microsoft excel2007 常用函数公式 基本函数,逻辑函数的功能及用法,Excel中的逻辑运算函数是在条件匹配、真/假值得判
7、断后返回不同的值,或进行多重检验时所使用的函数,其具体的功能和用法如下: (1)逻辑值的交集:AND 返回几个逻辑值交集的结果,当所有参数的逻辑值为真时返回TRUE(真),只要有一个参数的逻辑值为假,则返回FALSE(假),原型如下: AND(logical1,logical2,) 其中参数logical1,logical2,为待检验的130个逻辑表达式,它们的结论或为TRUE(真)或者为FALSE(假)。 (2)逻辑值FALSE(假):FALSE 本函数返回逻辑值FALSE,原型为:FALSE() (3)求反:NOT 返回一个逻辑值或逻辑表达式的相反值,原型为:NOT(logical) 参数
8、logical为一个可以计算出TRUE或FALSE的逻辑值或逻辑表达式。 (4)逻辑值的并集:OR 返回逻辑值并值计算的结果,所有参数中的任意一个逻辑值为真时即返回TRUE(真),原型为:OR(logical1,logical2,) 其中参数logical1,logical2,为待检验的130个逻辑表达式,它们的结论或为TRUE(真)或者为FALSE(假)。 (5)逻辑值TRUE(真):TRUE 本函数返回逻辑值TRUE,原型为:TRUE(),Microsoft excel2007 常用函数公式 基本函数,用逻辑函数统计考试成绩,在对学生的两次单元考试成绩求平均值时,希望对缺考一次的学生不进行
9、平均值的计算,则可以利用此逻辑函数。 具体的操作步骤如下: 在工作表中输入两次考试成绩的数据,其中缺考的成绩单元格为空白。 在单元格D2中输入内容:“=IF(AND(1-ISBLANK(B2),1-ISBLANK(C2),AVE RAGE(B2:C2),“缺考“)”之后计算结果。 自动填充其他单元格,即可得到最终的计算结果。 注:ISBLANK为IS类函数,判断是否为空。,Microsoft excel2007 常用函数公式 基本函数,日期与时间函数,(1)给定日期的系列数:DATE (2)文本日期的系列数:DATEVALUE (3)返回以系列数表示的某日期的天数:DAY (4)按360天/年
10、计算两日期相差的天数:DAYS360 (5)计算某日期相隔几个月的日期系列数:EDATE (6)计算某日期相隔制定月份的最后一天的序列号:EOMONTH (7)返回时间值的小时数:HOUR (8) 返回时间值中的分钟:MINUTE (9)返回以序列号表示的日期的月份:MONTH (10) 返回两日期间的完整工作日数:NETWORKDAYS (11)返回当前日期和时间的序列号:NOW (12)返回时间值的秒数:SECOND (13)返回时间的小数值:TIME (14)返回文本字符串代表的时间的小数值:TIMEVALUE (15)返回当前日期的序列号:TODAY (16)返回某日期为星期几:WEE
11、KDAY (17)返回某日期在一年中的第几周:WEEKNUM (18)返回与起始日期相隔指定工作日的日期值:WORKDAY (19)返回某日期对应的年份:YEAR (20)两日期相差的天数占全年的百分比:YEARFRAC,Microsoft excel2007 常用函数公式 基本函数,字符处理函数,(1)、合并多个单元格中的内容,直接用&符号,如需在中间插入文字或符号用&“文本或符号”&来连接。例:,(2)LEFT函数: LEFT(text,num_chars) Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定要由LEFT 所提取的字 符个数,该函数从左边开始提取字符。 (3)MID函
12、数: MID(text,start_num,num_chars) Text是包含要提取字符的文本串。Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置。num_chars是要提取的字符个数,从左边开始提取字符。 (4)RIGHT函数: RIGHT(text,num_chars) Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定希望 RIGHT 提取的字符个数。该函数从右边开始提取字符。,Microsoft excel2007 常用函数公式 基本函数,IF函数,语法: IF(logical_test,value_if_true,value_if_false),Logical_test 表
13、示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。例如,A10=100 就是一个逻辑表达式,如果单元格 A10 中的值等于 100,表达式即为 TRUE,否则为 FALSE。本参数可使用任何比较运算符。 Value_if_true logical_test 为 TRUE 时返回的值。例如,如果本参数为文本字符串“预算内”而且 logical_test 参数值为 TRUE,则 IF 函数将显示文本“预算内”。如果 logical_test 为 TRUE 而 value_if_true 为空,则本参数返回 0(零)。如果要显示 TRUE,则请为本参数使用逻辑值 TRUE。Value_if_
14、true 也可以是其他公式。 Value_if_false logical_test 为 FALSE 时返回的值。例如,如果本参数为文本字符串“超出预算”而且 logical_test 参数值为 FALSE,则 IF 函数将显示文本“超出预算”。如果 logical_test 为 FALSE 且忽略了 Value_if_false(即 value_if_true 后没有逗号),则会返回逻辑值 FALSE。如果 logical_test 为 FALSE 且 Value_if_false 为空(即 value_if_true 后有逗号,并紧跟着右括号),则本参数返回 0(零)。Value_if_f
15、alse 也可以是其他公式。,Microsoft excel2007 常用函数公式 基本公式,ROUND函数,功能:按指定的位数对数值进行四舍五入。 语法:ROUND(Number,Num_digits),MAX函数,功能:查找某列数据的最大值。 语法:MAX(Number1, Number2,.),MIN函数,功能:查找某列数据的最小值。 语法:MIN(Number1, Number2,.),RANDBETWEEN函数,功能:返回指定数之间的随机数 。 语法:MAX(Number1, Number2,.),Microsoft excel2007 常用函数公式 基本公式,SUM函数,SUMIF
16、函数,功能:求和。 语法:SUM(Number1, Number2,.),功能:根据指定条件对若干单元格求和。 语法: SUMIF(range,criteria,sum_range) Range 为用于条件判断的单元格区域。 Criteria 为确定哪些单元格将被相加求和的条件,其形式可以为数字、表达式或文本。 Sum_range 是需要求和的实际单元格。 例: A B 属性值 金额 1 100,000 7,000 2 200,000 14,000 3 300,000 21,000 公式 =SUMIF(A2:A5,“160000“,B2:B5),Microsoft excel2007 常用函数
17、公式 常用公式,VLOOKUP函数,功能:在表格或数值数组的首列查找指定的数值,并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。 语法:VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) VLOOKUP(查找值,区域,列序号,逻辑值) “查找值”:为需要在数组第一列中查找的数值,它可以是数值、引用或文字符串。 “区域”:数组所在的区域,如“B2:E10”,也可以使用对区域或区域名称的引用,例如数据库或数据清单。 “列序号”:即希望区域(数组)中待返回的匹配值的列序号,为1时,返回第一列中的数值,为2时,返回第二列中的数值,以此类
18、推;若列序号小于1,函数VLOOKUP 返回错误值 #VALUE!;如果大于区域的列数,函数VLOOKUP返回错误值 #REF!。 “逻辑值”:为TRUE或FALSE。它指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略,则返回近似匹配值,也就是说,如果找不到精确匹配值,则返回小于“查找值”的最大数值;如果“逻辑值”为FALSE,函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如果找不到,则返回错误值 #N/A。如果“查找值”为文本时,“逻辑值”一般应为 FALSE 。另外: 如果“查找值”小于“区域”第一列中的最小数值,函数 VLOOKUP 返回错误值 #N/A。 如果
19、函数 VLOOKUP 找不到“查找值” 且“逻辑值”为 FALSE,函数 VLOOKUP 返回错误值 #N/A。,Microsoft excel2007 常用函数公式 常用公式,VLOOKUP函数示例,Microsoft excel2007 常用函数公式 常用公式,INDEX函数,功能:数组和引用。数组形式通常返回数值或数值数组;引用形式通常返回引用。 语法: (1)INDEX(array,row_num,column_num) 返回数组中指定单元格或单元格数组的数值。 (2)INDEX(reference,row_num,column_num,area_num) 返回引用中指定单元格或单元格
20、区域的引用。 Reference为对一个或多个单元格区域的引用。 Row_num为引用中某行的行序号,函数从该行返回一个引用。 Column_num为引用中某列的列序号,函数从该列返回一个引用。,Microsoft excel2007 常用函数公式 常用公式,COUNT函数,功能:统计出现数字的单元格个数。 语法:COUNT(value1,value2,.),COUNTIF函数,功能:根据条件统计出现的单元格个数。 语法: COUNTIF(range,criteria) Range 为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。 Criteria 为确定哪些单元格将被计算在内的条件,其形式可
21、以为数字、表达式、单元格引用或文本。,=COUNTIF(I17:I20,“张三“),Microsoft excel2007 常用函数公式 常用公式,SUBTOTAL函数,功能:返回清单或数据库中的分类汇总(可在筛选的时候使用)。 语法: SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,.) function_num为函数功能序号。 Ref1, ref2, 为要进行分类汇总计算的 1 到 29 个区域或引用。 如: 表示对C列第2行到54行的求和,根据不同 条件的筛选,结果发生变化。,AVERAGE函数,功能:返回参数区域的算术平均数,参数中不能包含文本和逻辑值 。 语法:AVE
22、RAGE(数据1,数据2,.),Microsoft excel2007 常用函数公式 常用公式,MOD函数,功能:返回两数相除的余数,其结果的正负号与除数相同。 语法: MOD(被除数,除数) 例如:=MOD(51,4) ,结果:3,PI函数,功能:返回圆周率,精确到小数点后14 位。 语法: PI() 参数,Microsoft excel2007 常用图表分析,图表功能简介,Excel具有许多高级的制图功能,同时使用起来也非常简便。在本章中,我们将学习到建立一张简单的图表,再进行修饰,使图表更加精致,以及如何为图形加上背景、图注、正文等等。 在Microsoft Excel中图表是指将工作表
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