秘书办公室日常事务.ppt
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1、第三章 办公室日常事务管理,办公室日常事务管理的主要内容: 处理信函和文件 接打电话 日常接待 维护管理办公室环境 管理和发放办公用品,进行时间管理 值班工作 对零用现金进行管理 负责信息的上传下达和 保密工作 处理各种突发事件,第三章 办公室日常事务管理,第一节 办公室环境的维护和管理 第二节 办公程序管理与时间管理 第三节 办公用品的管理和发放 第四节 办公室电话工作 第五节 办公室接待工作 第六节 邮件信函的处理 第七节 值班工作,第一节 办公室环境的维护和管理,一、办公室环境的构成 1、办公室的环境分为: 软环境:工作氛围、人际关系、人员的素养 硬环境:空气、光线、声音、色彩、桌椅柜架
2、、办公设备、耗材、饮水设备等 2、构成办公环境的要素:空气、光线、声音、空间、绿化,3、办公室的布局类型:开放式、封闭式 开放式办公室布局:始于德国,指按照工作职能、业务活动和技术分工来布局,有全开放和半开放之分。 封闭式办公室布局:传统式办公室,独立门窗,优缺点比较,4、办公布局安排应考虑的主要因素 企业的规模和员工人数。 企业的机构设置和工作设计。 企业经营的性质和内容。 确保公司部门之间的联系,科学有效的设计工作流程。,案例,http:/ 独家探秘Google中国总部,休息室,员工的涂鸦,两台20寸以上液晶显示器成工程师的标配,从照片上看,两个显示器显示的内容一模一样,是不是在看程序代码
3、的时候,两个显示屏能非常容易的发现错误?或者合作时,一个屏幕用来显示他人的信息。,Online部门几乎四五个人就能分得一张沙发,开放的办公环境 同事们很容易沟通拉近距离,二、秘书对办公责任区的管理 1、秘书的办公责任区:个人办公责任区、公用区域、上司的办公区域 2、秘书对办公责任区的管理:清洁、整理、摆放有序、定期整理文件、清除安全隐患,第二节 办公程序与时间管理,一、办公程序管理 1、办公程序的内涵: 概念: 办公管理程序是指为了实现工作目标,对工 作中有多个环节和步骤的活动或事务流程进 行科学有序的安排和管理,使其形成固定模 式和方法,以指导今后的工作。 要素:时间因素、空间因素、事项因素
4、、资源因素 特征:择优性、稳定性、可操作性 2、办公程序管理的必要性,3、改进办公管理程序的方法: 办公事务的一般性流程:确定问题、提出 解决方案 办公流程的确定与改进:要以组织结构为 根据来确定流 程,要科学有序 4、工作承办周期制度的建立,二、时间管理概述 1、时间管理的必要性 2、时间管理理论 时间管理:对时间继续有效的计划和控制, 从而在优先的时间内创造最大的 效益。,3、有效管理时间的方法 明确目标和工作任务及职责、确定工作计划、利用管理工具(时间表、值班表、记录本、效率手册、墙上计划图表、布告板) 4、为上司安排活动时间表 月时间表、周时间表,5、做好上司和自己的工作日志 工作日志
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