慧典琴行软件产品说明书.doc
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1、上海慧典软件科技有限公司 慧典琴行软件产品说明书 Idea-standard software 慧典软件产业股份有限公司 Tel:021-51093376,Fax:021-65080210 上海市中山北路中环大厦 728 1 慧典琴行软件产品说明书 Idea-standard Software Co., LTD. 目目 录录 引言 .3 第一部分 基础设置4 一、琴行现状 .4 二、基础设置 .4 三、权限设置 .7 一、进货模块 .10 二、进货退货 .13 三、销售管理 .15 四、库存.17 五、销售统计分析23 商品销售统计23 客户销售统计27 职员销售统计27 仓库销售统计27
2、六、乐器租赁 .27 七、售后调律 .30 第三部分 培训管理.31 一、档案管理 .32 1.学生档案:32 2.教师档案:33 3.离校管理34 二、卡片管理 .35 1.换卡: .35 2.销卡: .35 3.误销操作恢复:.35 4.卡动过报表:.36 三、教室考勤 .36 1.规则假期的定义: .37 2.班次定义:37 3.考勤排班:38 四、教学管理 .39 1.教室管理:39 2.课程收费设置:.40 3.学生排课:41 4.大课排课:42 慧典软件产业股份有限公司 Tel:021-51093376,Fax:021-65080210 上海市中山北路中环大厦 728 2 慧典琴
3、行软件产品说明书 Idea-standard Software Co., LTD. 5.学生上课:43 五、学生课时汇总44 六、教师课时汇总45 七、短信管理 .45 慧典软件产业股份有限公司 Tel:021-51093376,Fax:021-65080210 上海市中山北路中环大厦 728 3 慧典琴行软件产品说明书 Idea-standard Software Co., LTD. 引言 琴行软件是上海慧典软件科技有限公司秉承 ERP(企业资源计划)精髓,在拥有上万用户的基础上,结 合自身十年来对琴行需求的资深理解,将 ERP 的管理思想、管理流程同琴行的应用特点相结合,自主研发的 一套
4、贴身解决琴行管理问题的完整解决方案。 琴行软件是利用互联网 IT 平台,搭建的跨机构,跨区域的琴行销售,艺术培训,服务等于一体的琴行管 理系统,软件运用信息科技手段实现一卡通、一条龙、一站式的标准化琴行销售,艺术培训服务;并将销售 和培训有机的关联起来,软件通过资源整合,真正做到消费者与琴行全方位的良性互动,实现对销售,客户, 艺术培训资源共享的最大化,从而推动中国琴行的管理,为琴行节省成本,提高管理效率,引领琴行步入 e 时代。系统采用 B/S 构架开发,零客户端,所有分公司数据集中存放在总公司服务器中,分公司或异地办公 时只要宽带上网就可使用该软件,可使总公司对分公司或异地办公机构的管理跨
5、超地域和时空的界限,实时 零距离掌控;移动商务,远程管理,即使您出差在外,也可以随时随地通过互联网,进行工作任务的指派, 监控,各类企业信息的访问等,使您全面实现“决策千里”。 本说明书是“慧典琴行管理软件”的产品介绍及操作说明书。本说明书以软件的应用流程为核心,并辅 以软件功能操作方法的详细说明,为您在软件使用过程中提供应用支持。提醒各位用户在软件使用时仔细阅 读该使用说明书! 慧典软件产业股份有限公司 Tel:021-51093376,Fax:021-65080210 上海市中山北路中环大厦 728 4 慧典琴行软件产品说明书 Idea-standard Software Co., LT
6、D. 第一部分 基础设置 一、一、 琴行现状琴行现状 管理混乱 供应商,客户,学生,销售.这么的多的东西岂能一本本子,一个文档能够管理的了。 资金安全 销售收入,学费,利润这些资金怎么样能够做到有效的管理和全程的监控每一笔收入。 网络管理 我的网点分布在不同的城市,一个城市不同的地方怎么样能够做到分散敬仰,集中管理 销售和培训怎么样联系起来 销售与培训怎么样有机的联系起来?怎么样把没有乐器的学生转化成一个潜在的客户,并清晰的记录销 售或者老师跟踪的全过程。 统计分析销售。月统计,周统计,季度统计。 做为老板,我想很清楚统计处我的销售报表,并以直观的形式表现出来,我想很方便的知道一个顾客买 了一
7、台琴,什么时间调过律,什么时间维修过哪个部件,一目了然,不用再查票子了。 二、二、 基础设置基础设置 基本信息建立”工作在分析调研完成之后,是一项非常关键的工作。一般基本信息从建立到完善是一个 不断摸索的过程,在该过程中需要不断进行调整。 模块所在位置:左上角菜单;基础设置 一般初始的用户名是:初始用户,密码是:127,这个用户都可以在后台进行增加删除一些用户 登录系统后,系统会提示,请先维护单位信息: 慧典软件产业股份有限公司 Tel:021-51093376,Fax:021-65080210 上海市中山北路中环大厦 728 5 慧典琴行软件产品说明书 Idea-standard Soft
8、ware Co., LTD. 这就需要登录到系统里面的系统管理-系统参数-在输入框里面增加信息。如图; 填写完毕后,点击保存即可。 档案管理 新增档案新增档案:一般是在学生管理-学生档案里面新增学生档案:如图: 慧典软件产业股份有限公司 Tel:021-51093376,Fax:021-65080210 上海市中山北路中环大厦 728 6 慧典琴行软件产品说明书 Idea-standard Software Co., LTD. 注意:带红色星号是必须填写的。 专业信息专业信息; 定义本琴行开设的所有专业,本系统的输入框是自动保存功能,第一次在空白处输入后,下 次再用到就不会再次输入,只需要点
9、击输入框,在下来里面选择就可以了。 档案修改 用鼠标点击任何一个学生的档案,然后点击修改就可以。如图用鼠标点击任何一个学生的档案,然后点击修改就可以。如图; 删除档案删除档案:选中一个学生档案,然后点击删除即可,注意,删除后,系统不能恢复 档案查看:档案查看:主要是根据条件快捷的查询学生。 慧典软件产业股份有限公司 Tel:021-51093376,Fax:021-65080210 上海市中山北路中环大厦 728 7 慧典琴行软件产品说明书 Idea-standard Software Co., LTD. 生日提醒,由于在录入学生档案的时候有个生日,所以,系统会根据填写的生日,自动发送生日祝
10、福短信, 在系统里面可以很方便设置提醒的天数如图: 进销存 是对企业基本经营情况的静态描速,比如一个企业经营哪些商品,拥有哪些客户、哪些供货商、哪 些职员、哪些仓库等信息。建立基本信息的工作包括对于基本信息的分级管理结构的确立、基本信息的 录入职责不明确 一般设置原则:一般设置原则: 条码原则编号。(指按商品的条码做为商品的编号。) 实际原则编号。(指按照公司的实际情况进行分类) 、 按照商品品种或供货商分类。如:机箱类、键盘类、显示器类、打印机类。 、 主商品名称按型号细分,可分二级类、三级类; 常用原则编号。商品编号也可以续用在使用分销系统之前的一套较为熟悉的商品编号。此种编号原 则的优点
11、在于录入商品时熟悉程度高,录单快速;其缺点在于如果没有相对统一的规范会导致系统商品分 类不规范。 权限原则。(指按照公司产品的管辖权限分类) 图例:图例:(主商品名称按品牌/型号细分,可分二级类、三级类): 慧典软件产业股份有限公司 Tel:021-51093376,Fax:021-65080210 上海市中山北路中环大厦 728 8 慧典琴行软件产品说明书 Idea-standard Software Co., LTD. “机箱类”我们用“机箱”的拼音简写为(JX);然后在“机箱类”下面又划分了两种品牌“金河田”、 “水晶王”,故编号为(JX001)和(JX002);“金河田”(JX001
12、)下分为不同的型号,故在(JX001)下 面分为了(JX001001)、(JX001002),依此类推。 提醒:系统中的基本信息至关重要,它将直接影响到后面的操作员权限的划分。 仓库设置:设置不同的仓库 供货商信息;设置供货商的信息,并录入供应商的信息。 客户信息;添加客户的信息,比如,购买客户,调律客户的信息。 慧典软件产业股份有限公司 Tel:021-51093376,Fax:021-65080210 上海市中山北路中环大厦 728 9 慧典琴行软件产品说明书 Idea-standard Software Co., LTD. 三、三、 权限设置权限设置 权限设置首先要增加用户,然后选择用
13、户所属的部门和网点,并在系统里面定义用户的角色。然后才给 他分配响应的权限。 一、 新增用户 慧典软件产业股份有限公司 Tel:021-51093376,Fax:021-65080210 上海市中山北路中环大厦 728 10 慧典琴行软件产品说明书 Idea-standard Software Co., LTD. 二、 给相关的用户分配权限 慧典软件产业股份有限公司 Tel:021-51093376,Fax:021-65080210 上海市中山北路中环大厦 728 11 慧典琴行软件产品说明书 Idea-standard Software Co., LTD. 慧典软件产业股份有限公司 T
14、el:021-51093376,Fax:021-65080210 上海市中山北路中环大厦 728 12 慧典琴行软件产品说明书 Idea-standard Software Co., LTD. 第二部分第二部分 功能模块功能模块 一、一、 进货模块进货模块 采购进货就是直接从供应商那边进货管理,由于慧典琴行管理软件采用了智能化的选择方案,用户只需 要选择即可。 用户可以直接从下拉列表里面填写供货商, 并选择相关的仓库等信息,如果是老商品,用户可以直接从 老商品中进行选择,如图所示; 慧典软件产业股份有限公司 Tel:021-51093376,Fax:021-65080210 上海市中山北路中
15、环大厦 728 13 慧典琴行软件产品说明书 Idea-standard Software Co., LTD. 如果是新商品,用户可以直接以添加的方式进行添加,并且系统会自动记忆功能。 慧典软件产业股份有限公司 Tel:021-51093376,Fax:021-65080210 上海市中山北路中环大厦 728 14 慧典琴行软件产品说明书 Idea-standard Software Co., LTD. 出租预设租金;主要是针对这个钢琴有可能要出租的情况,才会填写,否则,不要填写。为了方便用户, 我们增加了从老商品复制功能,这样就避免了重复性的输入 慧典软件产业股份有限公司 Tel:021
16、-51093376,Fax:021-65080210 上海市中山北路中环大厦 728 15 慧典琴行软件产品说明书 Idea-standard Software Co., LTD. 名词解释; 上图中的右下脚有一个优惠金额、实付金额。优惠金额优惠金额表示在实际业务中往来单位给予的优 惠款;实付金额实付金额表示实际支付给往来单位的货款。系统将优惠金额记入【费用科目】“优惠金 额”科目中,采购入库单、销售退货单中的优惠金额记费用减少;下面将提到的销售出库单、采 购退货单中的优惠金额记费用增加。 二、二、 进货退货进货退货 1.协同的信息管理协同的信息管理 采购退货单是解决采购业务中已经通过了采购入
17、库审核过帐后,发现商品数量、型号、单价等 不正确情况而开设的采购退货处理。 慧典软件产业股份有限公司 Tel:021-51093376,Fax:021-65080210 上海市中山北路中环大厦 728 16 慧典琴行软件产品说明书 Idea-standard Software Co., LTD. 上图中可以看到已退货数量、剩余数量、采购单价、采购金额、扣率(税率)、折扣单价(含税 单价)、折扣金额(税价合计)、成本单价的相应情况。 采购单价是指原采购入库单的商品单价。 “成本单价”的确认和成本算法的配置有关。如在系统配置中钩选了【采购退货】商品成本与参 照【采购入库】商品成本相关联,这时显示
18、并退货出库的成本单价将参照的原采购入库单的单价计算; 如没有钩选此项,那么则按成本算法确认该退货出库商品成本单价。 系统配置中选择【采购退货】商品数量受参照【采购入库】商品数量限制后这里将显示“已退货 数量”,这是针对同一张销售出库单中商品先前已经发生过退货的商品数量。 剩余数量数量已退货数量 慧典软件产业股份有限公司 Tel:021-51093376,Fax:021-65080210 上海市中山北路中环大厦 728 17 慧典琴行软件产品说明书 Idea-standard Software Co., LTD. 采购退货单过帐后对数据的影响:采购退货单过帐后对数据的影响: 对应仓库商品数量减
19、少;如已收款,则现金或银行存款增加;如未收款或未付完则应收款增 加/应付款减少,资产负债表中资产减少,负债也减少。如有优惠金额,支出类优惠金额将增加, 利润减少。 三、三、 销售管理销售管理 慧典琴行软件在销售管理模块中,针对琴行的专业销售,我们有三种类型: VIP 客户,临时客户,学生客户。如图: Vip 客户: 主要是一次性买过该琴行产品超一定的数额的的客户,具体的数额琴行自己可以定义;这类客 户也可以是老板的熟人或者朋友,通过老板这层关系进行打折,管理员可以在里面进行折扣定义。 临时客户:就是临时过来买东西的客户。 学生:就是在本琴行学习专业课程的学生过来买产品,可以有一定的折扣,也可以
20、进行送课时,当点击 学生的时候,那就直接在软件里面找该学生即可,系统会自动带出该学生学习的专业课程,学费,档案 等情况。 慧典软件产业股份有限公司 Tel:021-51093376,Fax:021-65080210 上海市中山北路中环大厦 728 18 慧典琴行软件产品说明书 Idea-standard Software Co., LTD. 慧典软件产业股份有限公司 Tel:021-51093376,Fax:021-65080210 上海市中山北路中环大厦 728 19 慧典琴行软件产品说明书 Idea-standard Software Co., LTD. 四、四、 库存库存 实际工作中
21、,仓库管理人员提供的商品数量统计和库存电脑账不可能完全一致。这种情况相 当普遍,特别是月底盘点时工作量相当大,如果仍然采用业务单据中的报损/报溢单显得力不从心。 为此我们提供了库存盘点的功能,可以对某个仓库的部分或全部商品进行盘点,增加或减少电脑 库存账。 报损和报溢单可以从“库存盘点”生成的盘点草稿调用。商品库存盘点后,可以通过报损报 溢对其实际库存进行调整,但不能说这两项就是“库存盘点”的子栏目。报损报溢单还有其它很 多用途。 报损和报溢单过账发生的损益记入损益表的“商品报溢收入”和“商品报损”。 一、报损单 在库存管理中,因意外情况而导致商品受损,商品价值会因此而打折,甚至丧失,因此要通
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