公文课件现代公文管理教学PPT.ppt
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1、现代公文管理 授课:刘小林,现代公文管理,授课提纲 一、公文的概念及其作用 二、公文的分类 三、公文的种类 四、公文格式 五、行文规则 六、公文办理,第一节 公文的概念及其作用,一、公文的概念(什么是公文?) 公文,即公务文书,是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的,具有法定效力和规范体式的公务文书,是进行公务活动的重要工具。,第一节 公文的概念及其作用,公文有广义与狭义之分 广义的公文,既包括2000年8月24日国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法中所规定的13种公文及1996年5月3日中共中央办公厅印发的中国共产党机关公文处理条例中所明确的14种文件,又泛指机关常用
2、的应用文。 狭义的公文,专指党政机关正式规定的正式、主要文种 (也称作法定文种),通常称作党的机关公文或行政机关公文,现在统称党政机关公文。,第一节 公文的概念及其作用,党政机关公文的含义(什么是党政机关公文?) 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具 。,二、公文的概念有哪些含义?(公文的特点),(一)公文作者的法定性 公文不同于其他文书,它要由法定的作者制成和发布。 所谓“法定的作者”,是指依法成立的并且能够以自己的名义行使权利与承担
3、义务的机关、组织及其代表机关、组织的领导人。在我国,凡是依法审批建立的各级党政机关、社会团体企事业单位、都有独立对外行文的资格,因此都能充当公文的法定作者。只有具备法定作者资格的机关和组织才能制发公文。不具备法定作者资格的机关和组织不能制发公文。 文件的作者是指发文的名义。公文一般以机关的名义进行制发,如国务院文件、某省人民政府文件等;有的是以机关的某一个部门的名义制发的,如中共中央办公厅文件、某县县委组织部文件等;也有的文件是以国家领导人和机关的首长、负责人的名义,如人大常委会委员长、部队的首长、大学校长等。 如宪法中规定了国务院可以根据宪法和有关的法律,规定行政措施,制定行政法规,发布决定
4、和命令。,(二)公文法定的权威性 公文的作者是法定的,就必然决定了公文的法定权威性和行政效力。这也是公文与其他文字材料的显著区别。公文是进行公务活动的重要工具,是党政机关、社会团体、企事业单位为了传达意图、办理公务、记载工作活动而制发的。因此,公文代表着制发机关的法定权威。公文的权威性体现在两个方面:对于公文制发机关来说,他是依据法律赋予的职权来制发公文,代表制发机关的意志,公文对于受文机关都有一定的约束力。对于受文者来说,必须尊重公文法定的权威性,把公文作为开展工作的依据和准则,认真遵照执行,否则要依法追究行政或法律责任。,公文概念的含义,公文概念的含义,(三)公文效用的现实性 公文在现实公
5、务活动中发挥着实际效力,不同种类的公文,其作用不尽相同。有的公文发挥领导指导、明令执法的作用;有的公文起到宣传教育、联系沟通的效用。公文效用的现实性,要求在制发公文时,任何单位都应有明确的目的,讲究针对性。凡受文单位都应按公文要求执行,使公文实现其现实效用。另外,公文现实效用还表现为一定的时限,现行工作中,各种公文均在特定的时间内发生效力。,公文概念的含义,(四)公文体式和处理程序的规范性 公文的体式是指公文的文体与格式。公文体式的规范性是指公文的文体与格式必须符合国家规定的标准。公文撰制具有规范的格式,这是公文在科学化、制度化、规范化进程中逐步形成的,也是公文发挥其作用的重要保证。凡撰制公文
6、的主体,必须遵守,不得各行其是。对于公文的制发和办理程序,党和国家颁发法规性文件,作了明确的规定。公文的文体、结构、用纸尺寸、文件标记等都有统一的规定,这是国家为了维护公文的严肃性、权威性,保证公文的效用,方便各机关的办理所作出的体式上的规定。公文都有严格的收发文程序,这也是与其他文字材料的不同之处。凡公文制发者和办理者都必须按照国家规定的程序执行。如公文的制发要经过起草、核稿、签发、印制、用印、传递等程序。,三.文书、公文、文件三个概念的异同,这三个名词概念很难严格区分,从内涵看,在许多情况下是通用的,具有同一性。比如:文书的核心和主题部分是公务文 书,而公务文书的就是公文;公文既包括党政机
7、关所明确规定的15种法定公文,也包括机关常用应用文,而15种法定公文就是我们通常所说的“文件”。 又行政机关一般习惯将公务文书称作“公文”,而党的机关却习惯叫“文件”,由此可见,文件、公文、文书在某种意义上是相同的,方向完全一致。但他们之间也有一定的区别,即文书的外延较大,公文的范围次之,文件的范围较窄。,文书、公文、文件三个概念的异同,除上述不同外,还有一点,不同外,还有一点,文书是一个集体性的名词概念,泛指在公务活动中产生的全部文字材料(私人文书除外),公文亦是如此,而文件却不然,他不仅是一个集体名词(指文件的全部),同时也是一个专有名词。,四、公文写作,(一)什么是公文写作 公文写作是指
8、在写作活动一般规律的指 下,按照公务活动的客观表现与需求,运用 科学的原理、原则、技能与方法完成对公务 活动文书的撰写。公文写作具有很强的实用 性与综合性。,公文写作,(二)公文写作与文学创作有什么区别 公文写作与文学创作有一定的共通性,但区别也很明显。主要有以下几 点: 1、公文写作是受命性的写作。在很大程度上不取决于个人的意图,不 是有感而发。 2、公文写作是忠实性的写作。忠实于党和国家的方针、政策,忠实于 制文机关的意图。 3、公文写作是实际性的写作;从实际出发,情况属实,材料可靠,数 字准确,做到“案皆可考,言必有证”。 4、公文写作是现时性的写作。日常公文都受着十分严格的时间限制。,
9、公文写作,(三)如何提高写作公文的能力 写公文是一种综合能力,要观点正确,又要选材得当,要具有一定的 政治理论水平与专业知识,还要掌握一定的写作能力。 一是要勤学习。 二是要多积累。博观而约取,厚积而薄发。 三是苦笔耕。反复写,多练习,熟能生巧。 四、公文写作的要求: 1、开门见山 2、文约事丰 2、屏弃套话 3、贵在直笔,四、公文的作用,公文属于应用文的范畴,在我国的实际应用可以追溯到春秋战国时期的文书汇编尚书,其中收集了虞、夏、商、周四个朝代的公文,并把文体划分为典、谟、诰、誓、训、命六种。包括甲骨文、秦简、汉简等绝大部分都具有古代公文的体式。在古文观止中就收录了很多古代公文的名篇佳作。如
10、策、诏、表、檄、奏、谏、谕、敕等二十余种。 刘勰在文心雕龙中有一句话很好地概括了公文的作用,是“经国之枢机”,即治理国家的关键。他还说:应用文“虽艺文之末品,而正事之先务也”。三国时期的曹丕也说过:“奏议、书论,明理尚实”。,现代公文的作用 概括地说,公文的作用主要表现在它可以传达、贯彻执行党和国家的方针政策及管理机关各项事务,沟通机关、单位之间的联系,处理机关、单位的各种问题。主要有以下九个方面作用: (一)事务管理作用 (二)行为规范作用 (三)领导和指导作用 (四)公务联系作用 (五)宣传教育作用 (六)凭证依据作用,第二节 公文的分类,党政机关公文,一般有以下分类方法: (一)从公文的
11、来源上划分 一类是由本机关、单位制发的,用来表明本机关、单位的意图,发往外机关、单位的公文,简称“发文”。 一类是由外机关、单位制发的,用来传达其意图,发送到本机关、单位的公文,简称“收文”。 还有一类是在机关、单位内部使用的公文,我们称之为内部公文。,(二)从行文关系上划分 行文关系,是指发文机关单位和收文机关单位之间的关系,亦即由组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关单位之间的公文授受关系。 1.上行文 是指下级机关向他所属的上级主管机关的行文,即自下而上的公文。如请示、报告、意见等。 2.下行文 是指上级机关给其所属的下级机关的行文,即自上而下的公文。如,中共中央给各部、委和各省、自治
12、区、直辖市党委的发文;省政府给各委、办、厅、局和各行政公署、所属市政府的发文。文种有命令、意见、决定、通知、通报、纪要、批复等。 3.平行文 指平行机关或不相隶属的机关(即没有领导或业务指导关系的机关)之间的行文,如函。,(三)从公文的制发机关和公文的性质来划分 1.法规文件由国家权利机关和行政机关制发的法律、法令和行政法 规。如规定、条例等。 2.行政文件由国家行政机关制发的为实施领导和指挥、处理日常工 作所使用的文件。如命令、通知、通报、请示、报告、纪要、函等。 3.党的文件由党的机关制成和发布的,用以体现党的领导活动和组织建设、思想建设的文件。如条例、规定、决定、指示、请示、报告、通 知
13、等。 4.报请性文件指下级机关上报上级机关请求批准和答复事项的公 文。如请示。 5.知照性文件主要用于各机关单位告知事项、通报情况、进行联系的公文。如函。,(四)从公文的保密要求和阅读范围来划分 1.公布性公文 向国内外和广大群众公开发布的公文。如公告、通告、公报等。 2.保密性公文 (1)绝密文件,指涉及国家核心机密的文件,一旦泄密会使国家的安全 和利益遭受特别严重的损害。 (2)机密文件,是涉及国家重要机密内容的文件,一旦泄露会使国家的 安全和利益遭受到较大损害。 (3)秘密文件,是涉及国家一般秘密内容的文件,一旦内容泄露会使国 家的安全和利益遭受一定的损害。 3.内部公文 内容不涉及什么
14、重要机密,但主要在机关内部使用,不对外发布。,(五)从公文的使用范围划分 可划分为专用公文和通用公文 1.专用公文 在一定的工作部门和一定的业务范围内,根据工作的需 要而专门使用的公文。如司法文书、外交公文、技术文 书等。 2.通用公文 是在党、政、军机关和企事业单位、人民团体等组织中 普遍使用的公文。如通知、通报、请示、报告等。,第三节 公文的种类,一、党政机关公文种类 建国初期,中央人民政府政务院于1951年9月29日颁布的公文处理暂行办法中,规定的公文种类有报告(签报)、命令、指示、批复、通报、通知、布告、公告、通告、公函、便函等11种。,公文的种类, 1996年5月3日中共中央办公厅印
15、发的中国共产党机关公文处理条例中明确党的各级机关使用的14个文件种类有:决议、决定、指示、意见、通知通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。2000年8月24日国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法中规定的13种公文文种有:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。党政机关公文文种合计为27个。 其中9个是相同的,即:决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要;不同的也有9个,其中属于党的机关使用的5个,即:公报、指示、决议、条例、规定,属国家行政机关使用的4个,即:命令(令)、议案、通告、公告。党的机关和行政机关合计
16、18个不同的法定文种,这18个文种一直使用到2012年6月底。,公文的种类,新的党政机关公文处理工作条例 为统一中国共产党机关和国家行政机关公文处理工作,2012年4月6日,中央办公厅、国务院办公厅联合印发了党政机关公文处理工作条例(中办发201214号) 。该条例自2012年7月1日起施行。同时,1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和 2000年 8月 24 日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行。,公文的种类,新的党政机关公文种类(15种) 2012年4月6日,中央办公厅、国务院办公厅联合印发的党政机关公文处理工作条例规定的公文种类有15种,是在国家行政
17、机关公文处理办法规定的13个文种基础上,增加了党的机关使用的“决议”和“公报”2个文种,同时将“会议纪要”改为“纪要”。原有13个文种的适用范围与办法的规定基本相同。,公文的种类,2012年新的党政机关公文处理工作条例规定的公文种类 主要有以下15种: (一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 (二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人 员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 (三)命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性 措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 (四)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 (五)公告。适用于向国内外宣布重要
18、事项或者法定事项。 (六)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 (七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 (八)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者 执行的事项,批转、转发公文。,公文的种类,(九)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和 告知重要情况。 (十)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复 上级机关的询问。 (十一)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 (十二)批复。适用于答复下级机关请示事项。 (十三)议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人 民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 (十四)函。适用于不相隶属
19、机关之间商洽工作、询问和答 复问题、请求批准和答复审批事项。 (十五)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。,公文的种类,二、其他常用公务文书 党政机关在日常工作中除法定的法定的公文以外,还使用 一些其他文书,主要包括以下几种: 1.规章制度类文书 规章制度类文书是机关、团体、企事业单位在管理活动中 为规范工作、活动和行为而制定的,它包括条例、规定、办 法、规则、守则等。 2.计划类文书 计划类文书是机关、团体、企事业单位为完成某项工作任 务或达到某一目标,对任务完成或目标达到所做的涉及和安 排。如纲要、规划、计划、安排等,公文的种类,4.总结类文书 总结类文书是在实施计划或完成任务之后,对
20、已做的工作 进行回顾、检查及评估而形成的文书。如年度总结、生产总 结、学习总结等。 4.简报类文书 简报类文书是以简短、摘要的文字,用于沟通情况、反应 问题、交流信息的工作报告或情况报告。简报名称很多,如简 报、简讯、快讯、动态、信息、摘报、工作通讯、情况交流、 情况反映、内部参考等。,公文的种类,5.合同类文书 合同类文书是单位与单位之间,或单位与个人之间,双方或 几方对某一事项经过协商而签定的共同遵守的契约性文书。凡 依法订立的合同,均受合同法保护。合同种类多样,如买 卖合同、赠予合同、借款合同租赁合同、保管合同、委托合 同、建筑工程合同等。 6.记录类文书 记录类文书是记载会议情况、工作
21、活动等内容而形成的文 书。如会议记录、领导人讲话记录、电话记录、值班记录、来 访接待记录、大事记等。,公文的种类,7.讲话类文书 讲话类文书是领导人在各种场合发言时所依据的各类文稿的 总称。如会议讲话稿、开幕词、闭幕词、欢迎词、欢送词、答 谢词等。 除上述常用文书外,调查报告、建议在工作活动中也经常 使用。此外,不同专业部门还有各自的专用文书,每一专业部 门的专用文书又有不同种类。如经济文书、司法文书、科技文 书、教育文书、外交文书等。,第四节 公文格式,公文与其他文字材料最明显的区别在于,公文具有统一、规范、稳定的格式。公文格式包括公文的构成要素、公文的排版形式和公文的印装要求。 中华人民共
22、和国国家标准党政机关公文格式 (GB/T 97042012) 一、公文的构成要素 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。,公文格式,公文的格式包括结构格式和外观形式两部分。所谓结构格式是指公文的各个组成部分;所谓公文的外观形式,是指公文的形式要求。如:发文机关标志字号必须大于正文字号,用红色印制,文头和正文中间必须用红线隔开等。 公文格式包含三层意思: 一是指公文的各个组成部分如:版头、正文、版记在公文中所占的位置,谁在先、谁在后是有明确规定的
23、,不能相互颠倒、不能越位。 二是指公文各个组成部分中间的相互关系也是有规定的,如公文的标题必须规范书写,并要简明扼要地反映正文的主题,不能标题说的是一回事,正文说的又是另一回事,文不对题。 三是公文各个组成部分的排列也是有明确要求的,必需按照规定排列,不能各行其是,随意排列。,公文格式,版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。,公文格式,幅面尺寸 公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:21
24、0 mm297 mm。 版面 1.页边与版心尺寸 公文用纸天头(上白边)为37 mm1 mm,公文用纸订口(左白边)为 28mm。 2.字体和字号 如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作 适当调整。 3.行数和字数 一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当 调整。,公文格式,公文格式,以前的规定:,(一)文头 文头又叫眉首或版头,一般占公 文首页的1/3到2/5,用红线与正文隔 开。文头由以下六个部分构成: 1.秘密等级和保密期限。 涉及国家秘密的公文应当标明 级和保密期限。公文的秘密等级分为 绝密、机密和秘密。国家秘密等级 期限的规定中要求“国
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