中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定2011.pdf
《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定2011.pdf》由会员分享,可在线阅读,更多相关《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定2011.pdf(29页珍藏版)》请在三一文库上搜索。
1、 3 附件 中国石油天然气股份有限公司 建设项目档案管理规定 第一章总则 第一条为规范中国石油天然气股份有限公司(以下简称股 份公司) 建设项目档案管理工作, 充分发挥项目档案在工程建设、 生产管理、维护和改建扩建中的作用,根据中国石油天然气股 份有限公司档案工作规定,制定本规定。 第二条本规定适用于股份公司总部机关、专业分公司、地 区分公司、全资子公司及其他直属企事业单位。 股份公司直接或间接投资的控股公司参照本规定执行。 第三条本规定所称建设项目档案,指建设项目在立项、审 批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过 程中形成的,具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像 等
2、各种载体形式的全部文件。 第四条股份公司建设的项目,包括油气田开发地面建设工 程、炼油化工工程、油气储运工程、销售网络建设工程等。 第五条股份公司建设项目档案工作实行统一领导、分级管理。 第六条项目建设单位应统筹安排建设项目档案工作经费, 4 确保建设项目档案工作正常开展。 第二章档案管理职责 第七条股份公司总裁办公室是股份公司建设项目档案工 作的归口管理机构,其主要职责是: (一)组织制订股份公司建设项目档案工作管理制度; (二)负责股份公司建设项目档案管理工作的统筹规划、组 织协调和监督指导; (三)负责股份公司建设项目档案验收工作; (四)参加股份公司建设项目竣工验收; (五)组织股份公
3、司建设项目档案业务交流与培训工作; (六)负责总部建设项目档案管理。 第八条项目建设单位档案管理机构是本单位建设项目档 案工作的归口管理机构,其主要职责是: (一)执行股份公司建设项目档案工作管理制度,制订本单 位建设项目档案管理办法; (二)负责本单位建设项目档案管理工作的规划、组织协调 和监督指导; (三)负责本单位建设项目档案验收工作; (四)参加本单位建设项目竣工验收; (五)组织本单位建设项目档案业务交流与培训工作; 5 (六)负责本单位建设项目档案管理。 第三章一般规定 第九条项目档案管理工作应当坚持“三同时”原则,在签 订合同(协议)时,应同时明确项目档案所包括的内容、要求及 各
4、相关单位对项目档案的职责;检查工程进度与施工质量时,应 同时检查项目文件材料的收集、整理情况;在进行工程验收时, 应同时审查、验收项目文件的归档情况。 第十条项目建设单位应把项目档案管理工作纳入项目建设 计划, 纳入项目建设管理程序, 纳入领导和工作人员的岗位职责, 与项目建设管理同步实施。 第十一条项目建设单位应加强对项目文件形成、收集、整 理等过程控制,保证项目档案完整、准确、系统。 档案完整指按股份公司建设项目文件归档范围和保管期限 表 (附录 1)所确定的内容,将建设项目全过程中应当归档的项 目文件归档,各种文件原件齐全。 档案准确指项目档案的内容真实反映建设项目的实际情况和 建设过程
5、,图物相符,签字手续完备。 档案系统指项目档案按其形成规律,保持各部分之间的有机 联系,分类科学,组卷合理。 第十二条项目文件的收集、整理和归档应当纳入项目的合 6 同管理之中。 项目建设单位在签订勘察、设计、采购、施工、工程总承包 及监理(以下简称参建单位)等合同(协议)时,应当设立专门 条款,明确项目档案保证金事宜和有关方面应当提交的项目文件 (包括电子文件)名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量 要求及整理、审核、归档与违约责任,并经档案管理部门签署会 签意见。 项目建设单位办理竣工结算时,应当有档案管理部门的签署 意见。档案管理部门根据合同(协议) ,检查所提交的项目文件, 符合档案
6、管理要求的,签署同意付款意见,方能进入合同(协议) 付款环节。 第十三条项目申请立项后, 项目建设单位应明确档案管理机 构、人员负责项目文件的收集、积累和整理工作;建立项目档案工 作网络和项目文件管理流程, 对项目文件实行跟踪管理、 动态管理。 第十四条项目建设单位负责组织协调和指导参建单位编 制、整理和归档项目文件,并负责案卷质量的审查。 第十五条项目建设单位和参建单位应根据各自职责范围或 合同规定,按照建设项目档案管理规定要求,完成项目文件的编 制、整理、归档工作。监理单位负责审核、签署项目竣工文件。 第十六条建管分开管理的建设项目,其形成的档案由双方 共同协商,明确移交项目档案(包括电子
7、文件)的范围、套数、 版本、时间、质量要求等事宜,双方办理移交手续。 7 采用项目管理承包等其他管理模式的建设项目,项目建设单 位应在合同中明确双方对不同载体项目文件的管理职责、要求, 并按照合同规定将项目文件归档。 第十七条项目建设单位应当配备与建设项目相适应的档 案库房和档案安全保管的必要设备设施,档案保管条件应符合国 家有关标准要求。 第十八条项目建设单位应当将项目档案管理信息化建设与 项目信息化建设同步进行,加强电子文件的收集与管理。 第四章文件收集、整理与归档 第十九条反映和记录项目建设重要职能活动,具有查考利 用价值的各种载体的项目文件,应当收集齐全,归入建设项目档 案。建设项目文
8、件归档范围和保管期限划分见股份公司建设项 目文件归档范围和保管期限表(附录 1)。 项目档案保管期限一般分为永久、定期两种。定期保管档案 的年限可根据其参考利用价值分为 30 年和 10 年。 第二十条项目可行性研究、任务书,以及项目管理文件和 竣工验收文件应按照归档文件整理规则 (DA/T22-2000)进行 整理。 项目竣工文件应按照 科学技术档案案卷构成的一般要求 (GB/T11822-2008)和国家重大建设项目文件归档要求与档案 整理规范 (DA/T28-2002)进行整理。图纸应按照技术制图复 8 制图的折叠方法(GB/T10609.3-1989)要求统一折叠。电子文 件应符合电子
9、文件归档与管理规范 (GB/T18894-2002) 。 第二十一条项目建设单位各机构和参建单位,应在建设项 目竣工验收前按阶段或单项,将经过整理的项目文件,提交建设 单位档案管理部门归档。 第二十二条项目建设单位和参建单位,应当指定专人负责 照片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作,建设项 目重要阶段、事件、事故,应当有完整的声像材料,并对事由、 时间、地点、人物、背景、摄影者等进行编写。 第二十三条项目竣工图必须逐张加盖并签署竣工图章,竣 工图章应加盖在标题栏上方或左边空白处,无加盖竣工图章的位 置时, 可加盖在标题栏的背面处; 竣工图章中的内容填写应齐全、 清楚,签名不得由他人代
10、签或以个人印章代替。 竣工图章内容、尺寸详见国家重大建设项目文件归档要求 与档案整理规范 (DA/T28-2002) 。 第二十四条项目文件归档一般一式一份(其中项目竣工文 件一般一式二份) , 声像文件一般一式二份, 电子文件一般一式三 份。有合同要求的除外。 第五章档案验收与登记 第二十五条项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部 分。未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项 9 目的竣工验收。 第二十六条项目档案验收执行下列规定: (一)由国家发展和改革委员会组织竣工验收的项目,项目 档案验收由国家档案局组织或委托组织。 (二)由股份公司组织竣工验收的项目,项目档案验收由股 份
11、公司总裁办公室负责组织。 (三)由专业公司组织竣工验收的项目,项目档案验收由股 份公司总裁办公室负责组织或委托组织。 (四)由地区公司组织竣工验收的项目,项目档案验收由地 区公司档案管理机构负责组织。 股份公司总裁办公室对项目档案验收进行监督、指导。项目 建设单位档案管理机构应加强项目档案验收前的指导与检查,必 要时可组织预检。 第二十七条项目档案验收应当按照下列规定,组成验收组 进行验收: (一)国家档案局组织的项目档案验收,验收组按国家规定 组成。 (二)股份公司总裁办公室组织或受国家档案局委托组织的 项目档案验收,验收组由股份公司总裁办公室、项目所在地省级 档案行政管理部门等单位组成。
12、(三)地区公司档案管理机构组织的项目档案验收,验收组 由地区公司档案管理机构、项目主管部门等单位组成。 10 项目档案验收组人数为不少于 5 人的单数,组长由验收组织 单位人员担任。专业技术性强的项目可邀请有关专业人员参加验 收组。 第二十八条申请项目档案验收应具备下列条件: (一)项目主体工程和辅助设施已按照设计建成,能满足生 产或使用的需要; (二)项目试运行指标考核合格或者达到设计能力; (三)完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档 工作。 第二十九条项目档案验收前,项目建设单位应组织项目设 计、施工、监理等方面负责人及有关人员,根据档案工作的相关 要求,依照股份公司建设项目文件
13、归档范围和保管期限表 (附 录 1)和建设项目档案验收内容及要求 (附录 2)进行全面自 检,并形成项目档案自检报告。 第三十条项目档案自检报告应当包括以下主要内容: (一)项目建设及项目档案管理概况; (二)保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施; (三)项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况,竣工 图的编制情况及质量状况; (四)档案在项目建设、管理、试运行中的作用; (五)存在的问题及解决措施。 第三十一条项目建设单位应以正式文件形式向项目档案验 11 收组织单位报送建设项目档案验收申请报告,并附项目档案自检 报告,填报建设项目档案验收申请表 (附录 3) 。项目档案验 收组织
14、单位应在收到建设项目档案验收申请报告的 10 个工作日 内作出答复。 第三十二条项目档案管理机构应当参加项目的中交验收、 初步验收和竣工验收,同步进行项目档案的预验收。项目档案验 收应在项目竣工验收 3 个月之前完成。 第三十三条项目档案验收以验收组织单位召集验收会议 的形式进行。项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议, 项目建设单位、设计、施工、监理等参建单位和生产运行管理或 使用单位的有关专业人员列席会议。 第三十四条项目档案验收应当以会议形式按照下列程序 进行验收: (一)项目建设单位负责人或档案部门汇报项目建设概况、 项目档案工作情况; (二)监理单位汇报竣工文件质量的审核情况;
15、(三)项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况; (四)项目档案验收组汇总项目档案检查情况,对项目档案 质量进行综合评价,并形成项目档案验收意见; (五)项目档案验收组宣布项目档案验收意见。 第三十五条检查项目档案,应当采用质询、现场查验、抽查 案卷的方式。抽查档案的数量应不少于 100 卷,抽查重点为重要合 12 同、协议等项目前期文件及隐蔽工程检查记录、竣工图、设计变更 通知单等项目竣工文件,并填写建设项目档案验收检查记录(主要 内容有档案号、验收检查情况描述、检查人、检查日期等) 。 第三十六条项目档案验收合格的项目,由项目档案验收组 织单位以文件形式印发验收组形成的项目档案验收意见。股
16、份公 司总裁办公室委托进行的项目档案验收,由股份公司总裁办公室 以文件形式印发验收组形成的项目档案验收意见。 第三十七条项目档案验收不合格的项目,由项目档案验收 组提出整改意见,要求项目建设单位于项目竣工验收前对存在的 问题限期整改,并进行复查。复查后仍不合格的,不得进行竣工 验收。 第三十八条项目档案验收意见应当包括以下主要内容: (一)项目建设概况; (二)项目档案管理情况,包括:项目档案工作的基础管理 工作,项目文件的形成、收集、整理与归档情况,竣工图的编制 情况及质量,档案的种类、数量,档案的完整性、准确性、系统 性及安全性评价,档案验收结论性意见; (三)存在问题、整改要求与建议。
17、第三十九条项目档案验收报告或者档案章节 (专篇) , 应当 纳入建设项目竣工验收报告中,建设项目竣工验收鉴定书中 应有关于项目档案的评价。 第四十条新建、扩建和试生产的国家和股份公司建设项 13 目,由项目建设单位档案管理部门负责填写建设项目档案管理 登记表 (附录 4) ,一式三份,报股份公司总裁办公室。 建设项目档案管理登记表分为表一、表二、表三。表一 于项目开工后 6 个月内填写,对于未验收的建设项目,每年填此 表一次;表二于项目档案预验收后 1 个月内填写;表三于项目正 式竣工验收后 1 个月内填写。 第六章附则 第四十一条本规定由股份公司总裁办公室负责解释。 第四十二条本规定自印发之
18、日起施行。 中国石油天然气 股份有限公司建设项目档案管理办法 (石油办字 2006 244 号) 同时废止。 附录:1. 股份公司建设项目文件归档范围和保管期限表 2.建设项目档案验收内容及要求 3. 建设项目档案验收申请表 4. 建设项目档案管理登记表(表一、表二、表三) 14 附录 1 股份公司建设项目 文件归档范围和保管期限表 序号归 档 文 件 保管期限 建设单位施工单位设计单位 1可行性研究、任务书 1.1项目建议书及其报批文件永久30 年 1.2项目选址意见书及其报批文件永久30 年 1.3可行性研究报告及其评估、报批文件永久30 年 1.4项目评估(包括借贷承诺评估) 、论证文件
19、永久30 年 1.5环境预测、调查报告,环境影响报告书和批复永久30 年 1.6安全预评价报告及批复永久30 年 1.7地震安全性评价报告及批复永久30 年 1.8地质灾害危险评估报告及批复永久30 年 1.9水土保持方案报告及批复永久30 年 1.10水资源论证报告及批复永久30 年 1.11职业病危害预评价及批复永久30 年 1.12设计任务书、计划任务书及其报批文件永久永久 1.13区域总体规划永久30 年 2设计基础文件 2.1 工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、 化验、试验报告、重要土、岩样及说明 永久永久 2.2 地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装 测量
20、定位、观测记录 永久30 年 15 序号归 档 文 件 保管期限 建设单位施工单位设计单位 2.3水文、气象、地震等其它设计基础资料永久30 年 3设计文件 3.1总体设计(总体规划设计)永久永久 3.2工艺设计包永久永久 3.3初步设计及其报批文件(基础设计)永久永久 3.4施工图设计(详细设计)30 年永久 3.5工程设计计算书30 年30 年 3.6关键技术试验永久永久 3.7设计审查、鉴定及审批永久永久 3.8安全生产专项设计永久永久 4项目管理文件 4.1征地、移民文件 4.1.1征用土地申请、批准文件,红线图、坐标图、行政区域图永久 4.1.2征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议
21、书永久 4.1.3 建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、征用土地 使用证 永久 4.1.4建设前原始地形、地貌的状况图、照片永久 4.1.5施工执照永久 4.2项目报批文件 4.2.1项目申请核准文件及附件、核准批复文件30 年 4.2.2项目开工申请报告及附件、项目开工批复30 年 4.3计划、投资、统计、管理文件 16 序号归 档 文 件 保管期限 建设单位施工单位设计单位 4.3.1 有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划 和调整计划 30 年 4.3.2概算、预算管理、差价管理文件30 年 4.3.3合同变更、索赔等涉及法律事务的文件30 年 4.3.4规程、规范、标准、
22、规定等文件30 年 4.3.5技术协议、技术设计审查30 年 4.3.6合同控制文件(投资、进度、质量、安全)30 年 4.4招标投标、承发包合同协议 4.4.1 招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件、招标文 件审查 30 年30 年30 年 4.4.2 投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄 清文件、修正文件 永久永久30 年 4.4.3 开标议程、开标大会签字表,报价表,评标纪律、评标 人员签字表,评标记录、报告 30 年 4.4.4中标通知书30 年30 年30 年 4.4.5未中标文件自存 4.4.6合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件永久30 年30 年 4
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 中国石油天然气 股份有限公司 建设项目 档案 管理 规定 2011
链接地址:https://www.31doc.com/p-3701622.html