社会学论文谈农业部农产品质量监督检验测试中心(沈阳)档案的规范化管理.doc
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2、特点、作用、主要工作内容及管理方法,旨在为该中心档案的发展提供参考。关键词 农产品;档案管理;规范化中图分类号 C939 文献标识码A文章编号1007-5739(2008)16-0304-02农业部农产品质量监督检验测试中心(沈阳)(以下简称“中心”)于1996年筹建,1997年9月经农业部批准正式挂牌。中心的主要任务是承担农产品(包括农业投入品、农业生产环境)质量监督检验工作; 承担国家和各地、各部门下达的农产品质量安全例行监测、监督抽查、质量普查及产品质量认证和市场准入等检验工作。而农业部农产品质量监督检验测试中心(沈阳)档案(以下简称中心档案)正是在筹建和发展过程中形成的,它完整、系统地
3、记录了“中心”从筹建到发展档案形成和利用的全过程。中心档案随着中心的发展建立了完整、规范的档案管理体系,具有保存价值的数据、文字、图表以及各种形式载体的文件材料。现根据从事中心档案的工作体会,浅谈中心档案的规范化管理。1中心档案的特点1.1涉及面广1.1.1文书档案。文书档案记录了各级部门的来文(函)、中心发文(函)、重要会议资料、中心建制批文、人员任命文件、工作计划及总结等。1.1.2行政档案。行政档案记录了“中心”认证情况、质量手册及相关文件、中心质量控制记录及人员考核与培训等。1.1.3技术档案。技术档案包括仪器档案、标准档案、原始记录档案。具体内容如下:(1)仪器档案。“中心”拥有原子
4、吸收光谱、气相色谱、液相色谱、质谱等仪器设备50台件(套)。仪器档案记录了“中心”仪器设备的型号、主要功能、技术指标、使用说明及验收、安装、调试及检定情况;记录了仪器运转情况及使用中遇到的问题;记录了仪器承检的项目、采用的方法及仪器运行条件。建立仪器设备档案,可以对仪器的性能状态和所做的检测项目结果做出科学判断与评价。只有充分利用仪器设备档案,才能在对外服务、拓宽研究领域等方面充分发挥质检中心大型仪器的作用。(2)标准档案。标准按级别分为国家标准、行业标准、地方标准;按类别分为产品质量标准、产品卫生标准和检验方法标准。在收集标准时,按照中心承检范围和承检参数收集相应标准,主要以国家标准为主,没
5、有国家标准的,则收集行业标准或地方标准。“中心”承担检验农产品、饲料、肥料、水产品等四大类产品。每一种产品对应的检测项目都有其相应的标准对应。标准档案中共收集国家标准、行业标准和地方标准1 682件,其中产品质量标准705件,卫生标准119件,检验方法标准778件,引用标准80件,并按其类别分别归档。每一档都有电子版目录,并随时对其进行跟踪查新,一旦有新标准发布实施,立即取替旧标准。采用的标准是判定检测数据可靠性和产品合格与否的法律依据,因此,标准档案是中心档案的重要内容之一。(3)原始记录档案。“中心”每承接一个样品都有送检样品登记单、检测任务通知单、检验项目原始记录和检验报告。这些记录,按
6、其产品类别及样品编号顺序分别立卷归档,从而形成了原始记录档案。它是“中心”规范化管理的具体体现,是为农业科研、生产提供可靠数据的凭证,是检测活动的真实记录。“中心”保存近5年的原始记录档案。1.2专业性强测试分析是一门严密而且技术性很强的工作。因此要求档案的建立必须具有系统性、完整性和严密性。不但要记载上述档案内容,还要收集与专业有关的其他内容。如记录质检中心承检能力、业务范围及检测人员业务水平;记录质检中心完成科研课题、获得科研成果情况;记录质检中心承担国家、行业和地方标准制定、修订及验证工作;记录质检中心开展检测技术、质量安全及风险评估等研究情况;记录质检中心承担农产品质量安全重大事故、纠
7、纷的调查、鉴定和评价,委托检验和仲裁检验工作情况;记录质检中心同有关企业建立合作关系,进行技术监督情况;记录质检中心开展国内外农产品质量安全技术交流、培训、指导、服务及咨询情况;记录质检中心对农作物新品种(品系)审定、新产品鉴定及科研成果鉴定检验情况。中心档案的专业性,决定了中心档案的开发利用要采取积极科学的态度,充分发挥质检中心检测技术优势。2中心档案的作用2.1中心档案是提供分析方法、判定产品质量的依据“中心”每承接一个样品,其检测项目都要按照标准执行。可以说,没有标准档案,测试分析工作就难以按标准化、规范化进行。如承接1个肥料样品,首先根据该样品的检测项目确定检验方法。如果需要判定,则需
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