印章管理制度.doc
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1、印章管理制度 印章管理制度BR-WD-HR&A16-2014发行版本修 改 码控制状态文件持有发放编号发布日期实施日期1.0 目的为规范公司印章的使用及管理,保护公司利益,避免相关风险,特制定本制度。2.0 范围本规定适用于公司公章、 法人代表印章、手签章及身份证复印件、营业执照复印件、公司部门(项目部)章及业务章、 财务专用章、 合同专用章及其它印章的保管、使用与管理。3.0 职责3.1 人事行政部负责公司所有印章的刻制、启用、废止和回收后印章的保管。3.2 财务部负责公司公章、法人代表章、法人代表手签章及身份证复印件、营业执照复印件、业务章、合同专用章保管。3.3 相关部门负责对经公司授权
2、的其它印章的保管与使用。3.4 财务部负责公司的印章刻制申请表(附录1)、用印审批单(附录2)及公章使用登记表(附录3)的保存。4.0 印章的刻制、发放4.1 部门(项目部)如有刻制部门(项目部)印章的需求,由本部门(项目部)提出申请,经本部门部长审核,报总经理批准,由财务部实施刻制。4.2 财务部将部门(项目部)章刻制完成后发放至该部门(项目部)保管、使用。发放时应做好登记备案,并预留印戳,且由印章保管人员签字确认。5.0 印章的使用5.1 印章的使用范围5.1.1 公司正式公文、重要函件、向政府部门及有关单位报送的文件、报表,应盖公司印章。5.1.2 销售合同、采购合同等合同类文件,可盖合
3、同专用章。5.1.3 其它业务往来的文件及部门发文可盖业务章及部门章。5.2 印章使用的审批权限5.2.1 申请部门的部长是公司印章使用的第一责任人,必须确保所需用印的文件内容符合公司政策和程序,不损害公司的利益。对需用印的文件,应尽量要求对方单位先盖章。5.2.2合同、协议书,意向书、框架协议、授权委托书,承诺书、公司声明书、对外投资、借款贷款和担保等对外出具的涉及公司的权利和义务或涉及资金往来内容的书面函件(统称重要文件)等,需加盖公司印章、法人章的,由用印申请人填写用印审批单,详细写明用印理由、文件主要内容、份数,由部门负责人、分管副总审核签字后,还须分管财务副总经理或总经理审核批准,再
4、由财务部加盖印章。5.2.3加盖法人手签章的,除上述流程外,还需手签章本人签署意见。5.2.4使用部门(项目部)印章的,由使用人员填写用印审批单,经部门(项目部)负责人审核后,由部门(项目部)印章保管人员加盖印章,印章保管人一定要严格按照印章的授权使用范围来加盖印章。5.2.5本条5.2.2所涉及的文件盖章事项,已经董事长、总经理/副总经理审批的,应将董事长、总经理/副总经理审批意见复印件交印章保管人,印章保管人对需用印的文件审核无误后,方可加盖印章。5.3 印章保管人员操作程序5.3.1 印章保管人员应按公司规定,在用印前审核以下事项:(1)用印申请表的内容填写是否齐全,审批手续权限是否符合
5、公司规定。(2)用印审批单上用印事项与实际需用印文件是否相符;5.3.2印章保管人员有权拒绝缺少审批、无权审批或越权审批的用印申请,并应及时向主管领导反映。5.3.3印章保管人员应对公司承诺书、声明书、非投标授权委托书等重要用印文件复印留存。5.3.4印章保管人加盖印章后保存用印审批单,并对每次印章的使用要进行登记填写公章使用登记表,在每月最后一天将本月的用印情况进行汇总,交公司人事行政部存档。5.3.5对盖章后发现错误的已盖章文件和材料,经办人员应及时交还印章保管人员予以销毁,重新盖章或采取其他措施。6.0 印章的管理6.1 各部门(项目部)必须指定专人负责印章的保管,保管人员须坚持原则,忠
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