办公室日常管理制度.doc
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1、目 录一、办公文档管理办法1二、保密制度3三、电话管理规定5四、传真机管理办法及其收发程序7五、办公室电脑管理规定7六、公司员工徽章管理办法8七、印章管理制度8八、保险库管理办法9九、本公司图书的管理规定9十、员工打卡管理规定10十一、办公室卫生管理规定10十二、办公用品的摆放标准11十三、办公用品的购发12十四、公司客户接待管理办法13十五、办公室处罚条例 8 一、办公文档管理办法1.凡经公司办公室收、发的各种文件、材料及属公司或办公室工作范围的文档材料,一律由办公室专人负责存档。(人力部)2.文档由办公室文书专人保管,负责收发文件登记,整理分类、编号、保存,办理借、查阅登记及文档回收等工作
2、。未办理借阅手续不得借阅文件,否则保管人承担责任。3.文档分类采用主题分类和业务项目相结合的方法分类立卷,并按时间顺序排列,辅以数字排序的方式,以便于管理和迅速准确查找。4.文档的借阅,由保管人与借阅人当面查点所借文件的类别、份数和页数,借阅人在登记簿上签字,填写借阅期限;在限定的借阅期限过后,保管人应及时催促借阅人退还文件,以免丢失或影响他人使用。对于有特殊保密要求的文件,可根据保密等级,限在公司办公室查阅,不得带走,不得复印。对办理完借阅手续的文件,借阅人需妥善保管,不得涂改、损坏或丢失。5.办公室文档的保存年限:对于公司的重要文档,公司长期保存或保存10年以上;对于一般文档,保存期5年。
3、6.文件的销毁:对无需立卷存档,使用完毕,无保存价值的文件、资料、刊物等,在使用完毕进行清点登记后即可销毁。对超过保存期的文件,定期进行清点登记,签批备案后按文件销毁程序处理。7.办公室存档文件的范围:A甲类:1)公司章程、营业执照、法人证书、公司登记注册材料2)公司董事会、股东组成人员(单位)名单及材料3)对上级领导机关的请示、报告文件,上级机关下达的文件、通知、批复4)公司历史性文字、影音、图片资料5)公司内部印发的管理制度、章程、管理办法、条例6)董事会、股东会、办公会议纪要7)公司发展规划,对外合作协议、文件8)公司机构设置、干部任免、奖励、考核、晋职晋级、处罚文件材料9)重要领导人讲
4、话、题词、照片、录像B乙类:1)公司对外宣传册、广告、技术、产品介绍、展示会资料2)公司专项授权书、委托书3)会议、专项活动音像、图片资料二、保密制度1.公司秘密是关系公司权力和利益,依照特定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。2.公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。3.保密范围和密级确定:1)公司重大决策中的秘密事项。2)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。3)公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。4)公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。5)公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。6)公司职
5、员人事档案,工资性、劳务性收入及资料。7)其他经公司确定应当保密的事项。4.公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。绝密是最重要的公司秘密,泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害;机密是重要的公司秘密,泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害;秘密是一般的公司秘密,泄露会使公司的权力和利益遭受损害。5.公司秘级的确定:1)公司经营发展中,直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级;2)公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级;3)公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。6.保密措施1)属于公司秘密的文件、
6、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由总经理办负责人委托专人执行;采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由操作人员负责保密。2)具有属于公司秘密内容的会议和其他活动,主办部门应采取下列保密措施:A选择具备保密条件的会议场所;B根据工作需要,限定参加会议人员的范围,对参加涉及密级事项会议的人 1员予以指定;C依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。D确定会议内容是否传达及传达范围。3)公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室;总经理办公室接到报告,应立即作出处理。7.责任与处罚1)出现下列情况之一者,给予警告,并扣发工
7、资100元以上500元以下:A泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的;B已泄露公司秘密但采取补救措施的。2)出现下列情况之一的,予以辞退并酌情赔偿经济损失:A故意或过失泄露公司秘密,造成严重后果或重大经济损失的;B违反本保密制度规定,为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的;C利用职权强制他人违反保密规定的。三、电话管理规定1.本公司的电话,主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用,员工在公司内不可以打私人电话。2.员工打电话,用语应尽量简洁、明确,以减少通话时间。3.文员接听话的标准用语为:“您好,卓然公司”当方告需找联系人是,说:“请稍等!”如所找人员不在,应及时告知对方,并记下对
8、方的姓名、电话及所要联系的事宜。其他内容视情回答,总的要求是规范、简洁、礼貌。4.公司不允许员工在公司挂私人长途电话。销售、行政、管理部门因工作需要挂长途电话的,需填写长途电话记录单,注明通话人、对方地区及单位、因何业务通话等。详见通话记录表。长途电话使用记录序号日期呼叫地点呼叫人被叫人通话时间通话摘要起止123455.拨打长途电话不做记录的,除电话费由其负责外,每发现一次罚款50元。屡教不改的,视情节给予扣发绩效奖直至辞退处理。四、传真机管理办法及其收发程序1.公司办公室的传真机面向公司各部门。由专人负责管理维护、收发传真,进行定期的清洗、保养,及时换纸。2.在每年年初做出传真费用的预算,费
9、用包括:传真机一年的传真/电话费、维护维修费、传真用纸的费用等。在每年年终做费用决算。3.以公司名义外发的传真,需经公司有关领导签发。公司一般不以职能部门名义对外发公文类传真。4.收、发传真都要由总经办人进行认真的登记。收传真登记程序如下:收到分解传递备查发传真登记格式如下:送审登记发出备查5.公司统一制作传真格式标准模板具体设计方案由韵格CI策划工作室负责。为了强化标准化管理,树立公司对外形象,若不采用统一传真格式,一律不予制发。五、办公室电脑管理规定1.电脑室员工必须按照要求和规定,科学地采集、输入、输出信息,为集团领导 和有关部门决策提供信息资料。采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。
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