档案管理制度.doc
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1、档案管理制度一、 总则1、 为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本制度。2、 本制度所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传、客户资料等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。3、 公司各部门、员工有保护档案的义务。4、 档案工作由总经理统一领导,分级保管、分级查阅的原则,进行网络化管理。二、 档案机构及其职责1、 公司各部门指定专人负责管理工作。2、 档案工作由公司总经理统一领导,行政部负责接收,收集、整理、立卷、保管指定的各
2、种档案,并监督各部门、各下属子公司的档案工作。3、 各部门应逐步完善档案制度,确保档案保管安全和方便利用采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。三、 档案的管理1、 整理办法:(1)方法:以问题特征为主,立小卷,一事一卷。(2)步骤:A、收集:文书档案,当年立前一年的卷进,并预立当年的卷。B、整理根据分类和成立时间整理。C、分类:根据下述分类方法分类。D、立卷:区分不同价值确定保管期限:永久长期、短期。2、过程管理:(1)属于公司保管的档案:公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件有预立卷工作,并在事件结束后或在每月五日前将上月归档的预立卷的文件整理成册移交行政部保管,任何人不得据为已有。
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