物业管理公司行政管理制度.doc
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1、物业管理有限公司行政管理制度二0一八年三月目 录1、公司机构设置及分级管理规定12、机构职能及岗位职责53、经理室经理工作规程164、经营部经理工作规程195、安全生产责任制度206、安全生产管理制度247、物业管理工作抽检与考核规程318、物业管理投标规程339、物业接管验收管理规定3710、总经理办公会议制度4411、请示报告制度4612、文秘工作管理制度4813、档案管理制度5014、印信管理制度5615、公文处理工作规程5716、公文管理规范6117、打印机使用管理规定6518、接待工作管理制度6719、办公用品管理制度6820、办公室卫生管理规定7021、仓库管理规定7122、员工宿
2、舍管理规定7223、员工制服管理规定7324、质检岗位职责和工作流程74公司机构设置及分级管理规定一、职级: 总经理为一级;副总经理为二级; 总经理助理为三至四级; 部门经理(含经理室、经营部、计财部、工程部、保安部、管理处主任)为五至八级; 部门主管为九至十二级; 行政助理、业务主管为十三至十五级; 领班(含班长、代班长)、高级员工为十六至十九级; 普通员工为二十至二十一级; 试用员工为二十二至二十三级。二、公司组织结构图示:(见第二页)三、工资标准表:(见第三页)四、物业管理对外关系图:(见第四页)总经理副总经理总经理助理经理室保安部计财部工程部经营部行政文员质检员主管会计出纳员业务员管理
3、处社区事务助理餐 厅(编外)水 电 班保 洁 班保安队(主管)收 款 员水 电 工保 洁 员保安领班保 安 员公司组织结构图 XX物业管理有限公司工资标准表职 务薪 级基本工资浮动工资合 计总 经 理1110022003300副总经理2100016002600总经理助理392014702390485014402290经 理副 经 理580012902090677012201990774011501890871010801790主管96809101590106608301490116407501390126206701290行政助理业务主管1360064012401458061011901557
4、05701140领班高级员工1656053010901755049010401854045099019530410940普通员工2052037089021510330840试 用2230030060023200200400物业管理对外关系图各级人民政府各级房地产行政主管部门 行业归口管理 属地管理工 税 物商 务 价市 绿 卫 交 治 供 供 街 其政 化 生 通 安 水 气 道 它 业务督导产权人业主委员会物业管理企业各专业公司 选举 合同 合同使用人物业管理与政府各行政管理部门关系图机构职能及岗位职责一 机构职能(一)公司职能根据总公司房地产开发项目的需要,按照房地产开发四位一体的基本原则
5、,积极与总公司开发、工程及销售部门配合,做好总公司开发项目的物业管理工作,并通过优良的物业管理售后服务,使总公司开发项目最大限度地实现经济效益和社会效益;根据总公司下达的工作目标,积极开辟经营渠道,拓展经营项目,扩大经营规模,使物业公司达到通过规模经营实现规模效益的目标;对管理处的各项工作进行检查、监督、指导、帮助。(二)内部机构职能公司经营领导班子负责制定公司经营方针、策略;负责公司经营、投资管理和资金运用管理;基本管理制度的拟定和具体规章的审定;高层管理人员职务任免和奖罚的提议;中层管理人员职务任免、奖罚以及公司其他人员聘用、解聘、奖罚的决定;员工工资、奖金分配方案的拟定。经理室负责公司劳
6、动、人事、行政、文秘工作;制订与修改公司有关规章制度并组织实施和监督执行;对公司各部门和管理处和各项工作进行检查、指导、监督、协调;拟订公司员工工资标准和奖金分配方案;负责公司系统队伍建设和企业文化建设;向总公司经理室和公司领导汇报工作情况。计财部负责制订、修改有关财务内部管理制度并组织实施和监督执行;协助做好公司资金筹措,负责资金运用的管理;负责公司资本运营和收支业务管理以及日常开支和结算管理;负责公司及管理处的动作成本控制;对各管理处及其它经营单位的财务工作进行审查、监督、指导;监督公司系统资金和资产的安全动作;申报和缴纳有关税费;制订财务计划、编制财务预决算、进行财务预测;负责公司系统的
7、计划统计工作;负责公司财产物品管理;汇报财务情况,提供相关财务信息;定期向总公司计财部汇报工作情况。经营部 在搞好原有经营项目经营管理的基础上,积极开发经营渠道,拓展经营项目,扩大经营范围,实现规模经营和最佳效益。工程部负责组织及实施对接管项目移交的各种设施、设备的验收并相应建立档案;负责制订和修改有关的工程管理规定及操作规程并监督执行;对管理处的工程机电工作进行统筹、检查、指导、监督、纠正;负责组织工程方面突发事件的抢修;积极开展有偿维修项目,为公司创造经济效益。保安部 负责制订和修改有关治安管理规章制度并组织实施和监督执行;协调各管理处保安队间的工作关系;负责组织并实施对各管理处的保安员进
8、行业务培训和工作考核;对各管理处的安全保卫工作进行检查、监督、指导、帮助;负责组织处理安全方面的突发事件;配合与协助公安部门搞好所辖小区的治安管理工作。二 岗位职责公司经营领导班子总经理1、确定公司经营方针、策略;2、负责组织实施公司经营、投资管理和资金运用管理;3、主持公司日常经营管理工作,组织、制定并实施公司年度工作计划;4、拟定公司内部机构设置和年度用工计划;5、拟定公司基本管理制度;6、审定公司具体规章;7、提请聘任或解聘公司副总经理、总经理助理;8、聘任(聘用)或解聘公司部门经理、下属管理处主任及公司其他人员;9、拟定和申报员工的工资和奖金分配方案;10、审核批准公司员工的奖罚决定;
9、11、审核批准公司各种费用开支。总经理助理在总经理领导下,分管或负责具体工作,经总经理授权,可行使总经理职权。经理室经理1、制订、修改公司有关规章制度并监督实施;2、组织、实施公司系统人员招聘、录用、培训、考核、奖罚和人事调整工作,并将情况向总公司经理室汇报;3、协调各部门工作关系,对各部门和管理处的工作进行检查、监督、指导和帮助,并将调查了解的经营和管理情况,及时向总经理汇报;4、负责公文审核、签收;5、负责企业文化建设;6、拟订公司系统员工工资标准和奖金分配方案并报总经理审核;7、处理文书来往事务;8、搞好公司的各项日常管理工作;9、完成总公司经理室交办的各项工作,并向其汇报工作;10、负
10、责公司系统建议(提议)意见及有关信息收集和处理工作。职员1、负责组织开展和协调管理处的社区文化建设活动;2、负责公司系统员工培训的计划、组织、检查、监督;3、负责公司会议纪要及报送;4、公文拟搞;5、负责办理员工聘用、解聘及奖罚手续;6、负责人事档案的建立及员工考勤考绩、登记的人事管理工作;7、负责办理员工的各项社会基本保障工作;8、文件资料、办公用品管理和电话费的统计工作;9、文件收发、打印及函件传递工作;10、来客及会议接待和办公室的清洁卫生工作。计财部主管会计1、负责制订、修改财务内部管理制度并组织实施和监督执行;2、协助总经理做好资金筹措工作;3、负责召开财务工作会议,监督资金与资产安
11、全运作及经济合同的执行情况;4、定期检查固定资产和流动资金,协助搞好物资盘点工作,负责经营成本核算,帐目做到日清月结;5、编制上报财务计划、财务报表和统计报表;6、对下属管理处的财务情况进行定期检查;7、协助总公司计财部搞好财务人员的业务培训;8、负责审查各种费用开支,控制动作成本;9、核算、申报和缴纳有关税费,办理有关手续;10、工资、奖金的审核及发放;11、完成总公司计财部交办的各项工作,并向其汇报工作。出纳员1、负责监督和管理公司现金的使用;2、审查、请款和报销有关单证,办理有关手续;3、认真、及时地做好财务核算、报表和对帐工作,做到日清月结;4、监督、检查管理处各种物业管理费用的收缴工
12、作;5、办理银行帐务往来手续;6、按时缴纳水电费、电讯费;7、工资、奖金制表及发放。收款员1、收款人员是公司收取有关费用的执行者;2、负责办理有关收费事项,并将有关收费信息或变动情况及时告知计费系统操作人员,予以纠正或变更计算机内数据,确保数据准确;3、负责审查计算机的收费数据,确保数据准确;4、负责向客户收费的具体工作,及时督促客户上缴有关费用。所收款项(包括现金、支票等)当日上交财务部。票款一致,如有短缺、丢失由个人负责赔偿;5、收取支票要背书:对方经办人姓名、电话、身份证号码。当面填好本公司名称(收款单位)。6、完成领导交办的其他工作。经营部经理1、广泛搜集经营信息,积极寻找新项目,并做
13、好市场调查和可行性分析报告,为公司领导提供决策依据。2、搞好各管理小区内商业网点的经营及管理工作;3、定期检查、监督各单位的经营情况,并向总经理汇报;4、撰写项目经营方案及制订本部门工作计划。管理处主任1、在公司总经理的领导和公司各部门的配合下,带领管理人员对管辖区实行全面管理,保证管区的楼宇与设备完好,机电运转正常,环境舒适优雅,生活安逸,并对业主、住户及公司总经理负责;2、坚持执行国家的各项方针政策、法律、法令、公司的有关规章制度;3、组织全体工作人员学习法律法规,掌握业务知识,提高管理水平,把管理区建设成文明、健康的小区;4、领导全体人员进行各项工作,包括:(1)验收交接;(2)环境卫生
14、;(3)庭院绿化;(4)安全防范;(5)维护设备;(6)供电供水;(7)管理费收支;(8)行政事务;(9)完成公司下达的各项经济指标。5、根据工作需要,提出和上报对外合同的签订和终止,在公司批准取得代理以后,负责履行监督合同的责任;6、审批财务、考评报表以及规定权限以内的费用开支;7、关心职工的思想和生活,妥善解决员工中存在的不足和困难,注意提高员工的素质,鼓励员工发挥工作积极性,组织业务培训活动,注意选拔、奖励贡献突出的员工。8、检查、督促各部门人员完成公司下达的任务,严格执行公司的奖罚制度,适时调整有关岗位设置,对员工提出批评与帮助;9、结合管辖区的实际情况,提出改善管理工作建议;10、关
15、心业主委员会的建议,自觉接受业主委员会的监督,共同搞好管区的各项工作;11、配合街道居委会、派出所做好安全防范和计划生育工作;12、管理好重要设备、业主、住房档案资料;13、完成公司交办的其它任务。社区事务助理1、社区事务助理在管理处主任的直接领导下,对社区事务实施管理,并对管理处主任、业主和住户负责;2、积极参加业务培训学习,熟练掌握、运用、执行公司的各项规章制度,自觉遵守国家法律、法规和物业管理有关法规;3、坚守岗位,按时上下班,遵守职业纪律,热情接待业主、客户,对投诉要耐心解释、及时处理,完成率95%以上;4、熟悉管区内各种建筑的结构,楼座的排列、单元户数、管道、电信线路的走向分布、各种
16、设备的重要开关、配电箱、站的位置、住户的基本统计数量、管理费、水电费收费标准和计算方法;5、坚持每天巡视管区进行例行检查,并做好记录,发现不正常情况,要及时处理;6、熟悉消防安全的有关规定,掌握并会抄写电、水表,能应急处理火警发生、电梯困人、停电、天气突然变化引起的突发雷雨、台风、盗窃等事故;7、配合水电管理员、收款员收缴住户拖欠费用;8、向业主及用户宣传有关精神文明建设、社区文化建设方面的新动向,及时传达公司的各项通知、规定、协调管理处与住户之间的关系;9、参与楼宇的验收和交接工作;10、收集处理业主及住户的意见和要求,做好各方工作,不断改进工作方法,提高服务水平;11、发挥工作积极性,参加
17、社区文化建设,搞好团结协作,完成领导交办的其它任务;12配合分安部门和街道居委会做好管区的安全防范、综合整治及计划生育宣传工作。库房保管员1、负责仓库物资的入库、保管、发放等工作;2、物资管理做到分类摆放、编号入架、整齐清洁、建立物品保管台帐,及时予以登记;3、把好进货关,认真验收入库物品,要做到验质、验数、验量、验规格、型号等,完全合格后在入库存单上签字;4、把好出货关,按领料单发货。物品出库一定要手续完备,凭据齐全。无特殊情况,库存物品不得外借,如特殊需要,必须经总经理签批,并办理借用签字手续;5、按工具借用制度,办理借用手续。建立个人借用卡,掌握各种工具使用和配备情况,提出工具库添置计划
18、;6、定期盘点,填写清点报表(每月末分类)分品种填报;7、熟悉各类物资用途,性能及防腐、防锈、防火、防爆知识。保管好各类物资,防火、防盗、防鼠咬,减少仓储损耗;8、完成领导交办的其他任务。工程部经理1、负责搞好接管小区机电、消防、供水、供电设备的验收、接管和移交工作,并保障良好的运作状况;2、做好工程设备档案的建立;3、制订和修改工程部有关操作规程、工作程序,并负责监督执行;4、制订本部门工作计划并组织实施,做好各管理小区各类设备的保养和检修工作;5、定期对各管理小区的工程部门工作进行检查与指导;6、组织并实施工程人员的业务培训;7、组织开展各管理小区住户的维修服务工作,保证住户正常的生活需求
19、,同时通过开展有偿维修服务,增加经济收入;8、负责制订各管理处的工程材料及零配件的采购、储备和使用计划;9、各管理小区设备突发故障时,负责组织抢修并恢复正常运行;10、与有关单位签订工程合同,报有关部门领导批准后组织和监督实施。保安部经理1、制订有关安全的管理规定、工作程序和保安员的行为规范;2、制订保安部工作计划并组织实施;3、组织并实施各管理处保安人员的业务培训,提高保安队伍的集合素质;4、做好各小区安全设施的建设和维护;5、检查、指导、监督、协调各管理处保安队的工作;6、小区内发生安全方面的突发事件时,负责及时组织、紧急处理并汇报情况,请求指示;7、与分安、消防部门配合,做好各小区内部的
20、治安、消防管理工作。经理室经理工作规程1、召开有关行政会议,检查各部门完成公司下达的计划任务。2、调查了解经营管理情况,及时向总经理汇报,做到“上情下达,下情上达”。3、按总经理的批示精神,负责草拟公司的报告,总结有关规章制度,处理文件书信往来,保管整理好文件资料和档案归档工作;负责公文的审核、签收。4、搞好招工、劳动用工、劳动工资手续、调解劳资纠纷;抓好员工考勤、考绩,落实员工的社会保险、医疗保险以及离退休工作。5、做好公司的后勤工作,保证各部门办公用品的供应,管理好本公司的固定资产。6、负责本公司业务培训工作,抓好员工的思想教育,搞好企业文化建设,不断提高员工的业务水平。编制半年、年度培训
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