Excel基本应用学习资料.pdf
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1、1 Excel 基本应用讲义 (一) 1Excel 入门知识 1.1 功能及作用 Excel 称电子表格,是使用广泛的个人和单位数据管理、分析、统计、汇总 的重要工具。 其功能: 制作数据表格; 制作各种类型的图表; 数据运算(公式、函数和数组) ; 数据处理,包括外部数据的处理,处理方法灵活多样,如排序、筛选、 分类汇总、透视表、单双变量模拟运算、方案等; 数据有效性检查。 1.2 主界面认识 1.2.1菜单使用及 Word 不同处。 1.2.2工具栏。 工具栏的显示和隐藏:视图工具栏点击; 工具 栏上 除了Word具 有的命令 按钮外, Excel专用的工具栏有 自动求和、粘贴函数、升序和
2、降序排序四个按钮。 工具栏的移动和定位。用鼠标拖动移动工具栏,双击或拖动到菜单下可 以定位。 自定义工具栏: 视图工具栏自定义 /右击工具栏 快捷菜单 自定义 /工具菜单 自定义。对话框中三个标签,如图1 所示。 (图 1 自定义对话框) 2 工具栏标签的选择中打显示/取消隐藏工具栏; 点击“新建”按钮,可以按照自己的习惯和爱好,自定义一个或多 个新的工具栏。新建工具栏后,可以将命令标签中的需要的命令拖 动到新建的工具栏上。 在命令标签中,可以将菜单命令拖动到常用工具栏上; 1.2.3格式栏 格式栏除了与Word 相同的按钮外, Excel 格式按钮有专用的按钮,如: 跨列居中、货币样式、百分
3、比、千分位符号、 增加小数位、缩小小数位、减少缩进量、增加缩进量、边框、底纹颜色、字体颜 色等数字格式按钮。 使用方法:选择单元格或区域,点击需要设置格式的按钮。 1.2.4编辑栏 单元格栏 /函数栏,公式编辑栏。 1.2.5状态栏 非常有用的是自动计算功能 1.3使用帮助 方法如下 : F1 调出“搜索”对话框 /点击工具栏上的“ Microsoft Excel 帮助”按钮, ESC 键取消。 右击 OFFICE 助手,快捷菜单。 右击 OFFICE 助手选项取消“使用OFFICE 助手”选项后, F1 键, 出现常见的帮助窗口。 Shift+F1 键单击某一处 2. 文件管理 2.1 建立
4、文件 2.1.1 快速建立文件 新建按钮 /Ctrl+N/ ,建立的文件默认文件名“BOOK1 ” ,称为工作簿,每 个工作簿有 Seet1 、Seet2、Seet3 三个工作表。 2.1.2 利用已有的模板建立文件 文件新建,有 3 个标签: 常用:有一个“工作簿”通用模板,与快速建立文件的模板是同一个。 3 电子方案表格 :常用的专业模板文件,如果没有安装,只是一个图标,需要 插入安装光盘,点击自动安装,即可使用。 其他文档 :一般只有一个地址模板。 2.2 打开文件 打开按钮 /Ctrl+O/ 文件打开。 注意打开对话框中的左、上方的按钮和工具。 选择文件后,“打开”按钮激活,点击按钮右
5、面的三角下拉菜单: 以副本方式打开:对原来的文件将不做修改; 以只读方式打开:打开文件后不能对之进行修改。 2.3 文件保存 2.3.1 保存 保存按钮 /Ctrl+S/ 文件保存。 2.3.2 另存为 可同复制功能;文件更名;更改文件格式。 2.3.3 另存为 Web 页 用 IE 浏览器浏览。 2.3.4 保存工作区 如果打开了多个工作簿文件, 各个文件都在不同的窗口打开, 且每个文件的 设置不同,显示和计算方法不同,可以用保存工作区的方法。打开时,原来使用 的该工作区的文件按照原设置打开。工作区文件扩展名为.XLW。 2.4 搜索文件 如果找不到要打开的文件,可以在打开对话框中而不用Wi
6、ndows 中的搜索 命令来查找文件。方法: 打开文件名处输入文件名或部分文件名工具查找按要求操作。 2.5 发送电子表格文档 在 Excel 中可以将电子表格通过网上直接发送给有关人员。方法两种: (1) 作好文档后,点击工具栏上的“电子邮件” (第 4 个) 按钮出现 OFFICE 帮助对话框。 (2)文件发送。 发送邮件可以有两种方式:以正文形式/以附件方式。 4 2.6 窗口使用 2.6.1 新建窗口 其目的是对较大的表格进行多窗口操作,多个窗口显示的仍然是一个文档。 窗口新建。标题栏中显示文件名:XXX:1 、XXX:2。各窗口可以显示一个文 档的不同区域,对于编辑十分方便。 2.6
7、.2 隐藏/取消隐藏窗口 (1)用最小化按钮隐藏 /显示窗口; (2)窗口隐藏 /取消隐藏命令功能。 打开的一个或多个直到全部文档可以隐藏。取消隐藏时,在对话框中选择要 取消隐藏的文档。 2.6.3 窗口的拆分与重排 1窗口拆分 在处理大表格时, 数据的录入不方便, 可以将窗口拆分为两个或四个窗口, 可以使用任意一个窗口处理数据。 拆分 点击要拆分位置的列或行标签窗口拆分,出现竖排或横排的两个窗口。 点击要拆分位置的某个单元格窗口拆分,出现上下左右四个窗口。 使用 每个窗口都有滚动条,可以拖动; 要重新分布窗口位置, 将光标放在窗口的分隔线上,成夹子后, 左键按住拖 动。 2取消拆分 窗口撤销
8、拆分窗口。 3窗口重排 在打开多个文档时,要同时看到,可以:窗口重排窗口可以选择:平铺 /水平/垂直/层叠等方式。 4冻结窗口 与拆分窗口相似。选择行号/列号窗口冻结窗口出现黑线。被冻结的 上部/左部窗口是不能移动的,而其他窗口可以移动。给录入数据带来方便。 5 3工作表操作 3.1 工作表基本操作 3.1.1 工作表默认数量 工作簿是一个独立的文件, 是由工作表组成的。 Excel2000 默认一个工作簿 3 个工作表:在左下角有三个标签,分别为Seet1 、Seet2、Seet3 ,点击即可切 换到该工作表进行操作。如果需要增加/减少默认数量,按如下设置: 工具选项常规对 “新工作簿内的工
9、作表数” 右边的数量进行修改确 定。关闭 Excel,再启动时,按设置的数量建立工作表。 3.1.2 插入工作表 点击选择要插入新工作表的位置插入工作表,即在选择的工作表前插入 一个新的工作表,名称默认为“SeetX” 。 3.1.3 移动、复制及删除工作表 移动工作表: 用鼠标拖动要移动的工作表标签,光标处有一个纸形图, 拖动 时有一个黑三角随着拖动而移动,到新的位置放开。 复制工作表:按Ctrl+鼠标拖动要复制的工作表标签,光标处有一个纸形图 上面有一“ +”号,拖动时有一个黑三角随着拖动而移动,到新的位置放开,即 复制了一个工作表副本,名称为“XXX(2) ” 。 删除工作表:点击选择要
10、删除的工作表标签编辑删除工作表在对话框 中点“是”,即删除了工作表。注意:此删除是不可逆的。 3.1.4 工作表更名 更名是为了方便操作。双击工作表标签/右击工作表标签重命名工作表 标签出现反白,输入新的名称点击任意外/回车确认。 3.1.5 工作表隐藏 /取消隐藏 点击要隐藏的工作表标签格式工作表隐藏。 练习操作文件 :隐藏工作表。 3.2 录入数据 工作表由单元格组成,录入数据是在工作表的单元格中进行的。 每个工作表共有 256 列,默认由 AZ 重复组合为列名称;有65536 行,由 数字组成。 用 Ctrl+四个箭头可以直接移动列行的结尾处。 单元格名称由列和行号组成,点击选择在编辑栏
11、左边第一个框中显示。 6 3.2.1 设置数据格式 录入的数据是有类型的, 所以在录入数据前, 一般要设置数据的格式。 Excel 表格中主要的数据格式有: 数值、货币、会计专用、 日期、时间、百分比、分数、 文本,另外可以根据特殊需要设置特殊和自定义类型。 设置格式的方法:选择区域/列点击格式栏上的格式按钮/格式栏格式单 元格数字标签分类:选择分类,再选择类型确定。 比如,在 Excel 中数值一般输入11 位,超过的将会用科学记数法显示或显 示为 0。身份证号是 1518 位的,就需要设置为文本格式。 3.2.2 录入和修改 单元格中可以录入数字、货币、文字、符号、日期、逻辑等类型的数据,
12、带 可以是声音、音乐或照片、图形等。 1点击单元格,输入数据。 按 TAB 键向右跳一单元格, 回车到下一单元格。 回车后光标方向控制,可以按如下设置:工具选项编辑标签在“按 Enter 键后移动方向:”右边选择“向下 /向右/向上/向左”确定。 2二次在该单元格录入为覆盖式修改,双击/F2 为插入式修改。 3录入数据时,如果没有设置单元格的数据格式,录入1/2 回车,默认为 日期 1 月 2 日。可以照此方法录入“ 0 1/2”为数据型,居右放置; “ 1/2 ”为 文字型,居左排列。 3.2.3 快速录入 1序列录入 1、2、3序号录入方法; 季度、月份、甲乙丙丁等录入; 相同内容的单元格
13、内容的录入; 自定义序列录入方法; 2填充序列录入 编辑填充序列 练习操作文件 :序列输入。 3.3有效数据设置和检查 1设置数据录入有效性检查过滤。在输入数据时进行检查,防止无效或错 误数据的录入。方法: 选定区域数据有效性设置在“有效性条件”下,设置“允许”数据 的类型设置数据有效范围在“输入信息” 标签中,设置输入数据时自动提示 的标题和内容在“出错警告”标签中,输入录入数据出现错误时,提示的警告 图标和标题说明文字确定。 2可以利用“条件格式”方法对录入后的数据进行有效性进行检查。格式 条件格式在条件格式对话框中设置数据范围或条件格式设置字体、边 框、底纹确定。使符合条件的数据有了特殊
14、格式,以便于对数据的检查。 7 3.4 表格修改及数据格式化 3.4.1 修改表格 1插入 /删除行、列和单元格 插入行列 :选择一行或多行 /一列或多列插入行 /列,在选择的行列前插 入一行或多行 /一列或多列。 插入单元格 :选择单元格插入单元格选择意义如下: 选“整行” -插入的是行,如同插入行; 选“整列” -则插入的是列,如同插入列; 选择“活动单元格右移” -则插入的单元格在选择的单元格的左侧; 选择“活动单元格下移” -则插入的单元格在选择的单元格的上面。 删除行列 :选择要删除的一行或多行/一列或多列编辑删除。 2设置行列的高度及宽度 手动拖动 :光标对准行 /列线成为“ +”
15、开关,左键按住不放拖动; 自动调整 :在录入数据后,光标对准行列线成为“+”形状,双击,自动按 数据内容调整; 菜单方式 :选择行 /列格式行 /列行高 /列宽输入值确定。 最适合的行高 /最适合的列宽,是系统自动按照录入的数据进行 调整。 练习操作文件 :表格设置。 3. 隐藏行列 选择要隐藏的行 /列格式行 /列隐藏。 取消隐藏:选择隐藏行 /列的前面行 /列格式行 /列取消隐藏。 练习操作文件 :隐藏工作表。 4单元格对齐方式 选择一个或多个单元格点击格式栏上的“左对齐”、 “居中” 、“右对齐”、 “跨列居中”。 “跨列居中”是将多个单元格合并为一个单元格进行对齐处理。 选择一个或多个
16、单元格格式单元格/右击设置单元格格式对齐 标签设置“文本对齐”下的“水平对齐”、 “垂直对齐”的方式。 “水平对齐”下的“跨列居中” ,其功能是将行方向的多个单元格作为一个 单元格设置对齐方式, 但是单元格并不合并。 与 “合并单元格”和工具栏上的“跨 列居中”按钮不同。 “文本控制”下的选项含义如下: 自行换行 :当内容超过单元格宽度时,自动换行。强制换行:Alt+回车。 缩小字体填充 :当内容超过单元格宽度时,将字体调小以适应。 合并单元格 :同工具栏上的“跨列居中”按钮。 3.4.2 表格格式化 1设置表格边框 选择表格区域 格式单元格 边框选择 “线条”下的样式、 颜色点击 “预置”下
17、的外边框、内部,选“无”则可以取消原来的边框。 8 2单独设置某单个边框线 选择一个要设置边框线的区域格式单元格边框选线条样式点击 “边框”下的边框位置。 3设置单元格的颜色 选择设置区域利用格式栏最右边的“填充颜色”、 “字体颜色”进行设 置。 选择设置区域格式单元格字体/图案:可以设置底纹颜色和图案。 4文字数字格式 数字格式化是重要的格式化。 选择区域选择格式栏上的“货币样式”、 “百分比样式”、 “千分符”、 “增加小数位”、 “缩小小数位”格式。 选择区域格式单元格数字设置“分类”下的格式。 在 Excel 中,可以同时格式化多个工作表。方法:Ctrl+点击多个工作表标签, 组成一个
18、工作组,再设置格式。 练习操作文件 :数据格式设置。 4条件格式数据 前面已讲过。 练习操作文件 :条件格式化。 5自动套用表格格式 Excel 自带了 19 种表格样式,可以直接使用。 选择表格区域格式自动套用格式选择其中的需要的一种,点击 “选项” 按钮,对话框扩展出“应用格式种类” ,其选是应用表格样式中的哪些格式选 择,确定。 3.5 保护数据 工具保护保护工作表选择: 内容、对象、方案输入保护密码确定。 3.6 视面格式化 所谓的视面格式化,是对表格设置设置,包括:打印、隐藏行、列及筛选设 置。并保存起来,需要不同的方式时,直接显示、打印。如一份工资表,人事部 门要向有关领导报分类汇
19、总的数据,向财务部门送全部数据, 就可以设置不同的 视面方式。 方法如下: 1设置打印、进行有关运算或隐藏行列等处理视图视面管理器添加 输入名称为“财务处”确定。 2光标在数据区域数据分类汇总。再添加视面管理器内容为“领导” 确定。 每次要打印时, 调入视面设置: 视图视面管理器选择已经设置好的“财 务处”或“领导”确定,便可以需要的内容打印。 9 4简单数据计算 4.1 简单公式使用 4.1.1 公式的格式及元素 公式实例: =(A1+B1+C1)/SUM(D1:G1,H1) 该公式是 (A1+B1+C1)/(D1+E1+F1+G1) 1公式格式 公式是以开头的“ =” 、引用单元格和计算符
20、号、函数组成的计算方式。 注意, =及其他计算符号不能用中文符号。 公式有三个元素: “=” ,放在开头。说明是用于计算的,没有=,而有公式其他内容的只 是录入到单元格的字符或数据,不能用于计算。 引用单元格,表示方法: A1,B1 为单个引用, D1:F1 为区域引用。均为 相对引用,绝对引用在后面讲。 计算符号。分为四类,见下表。 2运算符号 算术运算符 运算符含义 + 加 - 减 * 乘 / 除 % 百分比 乘幂如:32 比较运算符 运算符含义 = 等于 大于 = 大于等于 不等于 文本运算符号& 将两个单元格中的文本连接为一个文本串。 引用运算符 “,”为联合运算符,将“ ,”前后的多
21、个单元格联合起来进行运算; “: ”为区域运算符,将“: ”前的第一个单元格与“: ”后面的最后一个单 元格的区域进行运算。 10 4.1.2 公式输入 输入公式的方法有两种。 1直接输入公式 在结果存放单元格中点击,输入“=”号后再输入计算的方法回车。 在结果单元格中显示的是结果, 在编辑栏中显示的是公式。 如果要在结果单 元格中显示公式,用快捷键Ctrl+。 2使用编辑栏 点击结果存放的单元格点击 “编辑公式”按钮在编辑公式栏中输入公式, 或者使用左边第一个常用函数栏使用函数确定/回车。 3复制公式 如果数据是规则的二维表格,可以用以下方法复制公式。 选择第一个给出公式的结果单元格CTrl
22、+C 复制选择其他一个或多 个结果单元格 Ctrl+V 粘贴。 第一个结果单元格给出公式后光标对准右下角的填充柄拖动到所有 要计算的结果单元格。 练习操作文件 :公式计算。 4.1.3 单元格引用 在输入公式时, 要引用单元格, 以指明要计算的数据的位置。分为相对引用 和绝对引用两种。 1 按引用的单元格是否发生变化分为相对引用和绝对引用 A相对引用 是引用相对于公式位置的单元格。即公式位置变化, 引用的单元格也发生变 化。 B绝对引用 是引用相对于公式位置不发生变化的单元格。绝对引用符号为 “$” ,其格式 有: $A$1- 行列号都不发生变化; A$1- 列发生变化,而行不发生变化; $A
23、1- 列不发生变化,而发生变化。 绝对引用在数据高级操作中使用较多。 2按引用本工作簿和其他工作簿分为内部引用和外部引用 A内部引用 可以是本工作表中的单元格的引用,也可以引用其他工作表中的单元格。其 格式: 工作表名!单元格名或单元格区域。 如:=D8+Sheet2!E25 =SUM(D8:G8,Sheet2!E25:H25) B外部引用 是引用其他工作簿中的数据位置。引用的格式: 工作簿名 工作表名 !单元 格名或区域。 =SUM(D13:G13,KS4-13.XLSSheet1!$D$8:$G$8) 11 3输入公式和引用的方法 A手工输入B. 鼠标点击 4.2 简单函数使用 函数是将计
24、算公式写在程序中的计算方式,便于使用和操作, 特别是对复杂 的操作更是有用。 Excel 共有 246 个函数。 这时介绍几个常用的函数。 1SUM() 求和 2AVERAGE() 求均值函数 3MAX() 求最大值函数 4MIN() 求最小值函数 5COUNT() 计数函数 练习操作文件 :公式计算、函数运算、二维求和、二维三维运算。 5.打印 5.1 页面设置 文件-页面设置,有 4 个标签,其设置主要内容如下。 5.1.1 页面标签 设置纵向 /横向打印、纸张大小、缩放比例、起始页码等。可以点击“选项” 按钮进行设置。 5.1.2 页边距 设置页面的上下左右边距、页眉页脚大小、水平垂直居
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