咨询项目运作规范文件.pdf
《咨询项目运作规范文件.pdf》由会员分享,可在线阅读,更多相关《咨询项目运作规范文件.pdf(47页珍藏版)》请在三一文库上搜索。
1、管理咨询公司 项 目 运 作 规 范 文 件 目录 项目前期准备工作规范 3 项目工作计划规范 7 项目期间会议工作规范 9 资料收集及管理规范 12 项目访谈工作规范 14 项目合作工作规范 18 过程文件管理规范 22 咨询报告 WORD 版本撰写规范 . 23 项目总结规范 27 项目前期准备工作规范 一、目的 规范项目前期准备工作中客户简介、项目团队组建、公司和客户联系方式、 公司项目组和客户需准备用品、项目组考勤、咨询师背景介绍、项目辅助,为 项目顺利进行做好充分准备。 二、适用范围 咨询公司项目组、营销部和综合管理部。 三、规范内容 3.1 客户简介(见附录1) 1.客户简介由营销
2、部门相关人员编写。 2.客户简介经营销副总审批后,转交该项目经理,由项目经理进行保管、传 阅。 3.客户简介为保密内容,严禁非相关人员传阅。 4.客户简介内容包括咨询客户公司性质、隶属关系、主要财务指标、经营范 围(主要经营产品)、企业发展历程以及公司主要特点。 5.客户简介内容包括客户关键问题介绍。 6.客户关键问题为客户在咨询业务范围内所面临关键问题简介;客户关键问 题解决思路与解决步骤建议。 3.2 项目团队组建 1.合同签订之日起 3 日内完成项目组组建工作。 2.高级项目经理人选由运作副总经理根据工作量、专业方向、 地域分布等综 合考虑确定人选,报总经理审批。 3.项目经理人选由高级
3、项目经理提议,根据营销副总经理建议, 报运作副总 经理审批。 4.项目成员人数一般以项目建议书和合同约定为准,如因工作量情况需超 出,报总经理审批。 5.项目组人员在 5 人(含 5 人)以下,项目经理提议,经运作副总经理批准 后可以不设项目助理,由项目经理或其指定咨询顾问完成项目助理工作。 6.咨询顾问与项目助理由运作助理提供备选人员资料,依据双向选择、 先民 主后集中的原则, 由高级项目经理和项目经理共同提议,报运作副总经理 审批。 7.项目组组建完成后, 应由运作助理备案, 运作副总经理以及项目组全体签 字认定。 3.3 咨询师背景介绍(见附录2) 1.咨询师背景介绍中不得出现以往咨询客
4、户具体名称,可以用行业或企业性 质代替。 2.咨询师背景介绍由咨询师本人负责编写,采用背景介绍模板(见附录)。 3.咨询师背景介绍内容包含: 咨询师姓名、性别、教育背景、本人最高学历、 工作经历、咨询经验。 4.工作经历包括工作所在行业、企业名称、所担任最高职务以及工作成果。 咨询经验包括所做的项目以及所负责的内容。 3.4 公司和客户联系方式(见附录3、4) 1.公司、客户联系方式内容由项目助理进行收集整理,经项目经理审批后使 用。 2.公司、客户联系方式由项目助理负责保管,并根据内容变更进行调整。 3.公司、客户联系方式为保密内容,严禁非相关人员传阅。 4.公司人员联系方式内容包括联系人姓
5、名、在公司中担任职务、所属部门、 手机号码、 Email 。 5.客户人员联系方式内容包括联系人姓名、在客户公司中担任职务、 所属部 门、在协调小组中担任的职务、联系方式。 6.客户联系人范围包括客户公司中重要管理人员(一般为公司高层管理人 员) 、协调小组全部人员。 7.客户人员联系方式包括手机号码、办公室电话、呼机、Email 。 8.在与客户人员联系的方式选择上,首先使用办公室电话。 9.Email 不能作为与客户方沟通确认的通讯方式,可以作为联系的辅助方 式。 10. 当使用手机与客户方人员联系时,如电话接通无人应答, 严禁不间断连续 拨打。 11. 当电话接通时,首先要自我介绍,并注
6、意打电话时的礼貌用语。 12. 使用电话与客户沟通时要简明扼要, 严禁与客户在电话中谈论与工作无关 的话题。 3.5 公司项目组和客户需准备用品 3.5.1 公司项目组和客户需准备用品管理 1.公司项目组、 客户用品清单由项目助理根据公司规定进行编写,经项目经 理审批后使用。 2.公司项目组准备物品由项目助理准备,项目经理检查监督。 物品经检查齐 备、合格后方可进驻。 3.客户需准备物品由项目经理进行协调,项目助理负责落实。 3.5.2 公司项目组需准备用品清单 1.笔记本电脑(配齐必需零配件并保持无损) 、Hub 、调制解调器、相关系统 软件、驱动程序、杀毒软件等。 2.笔记本、笔、软盘、文
7、件夹等文具。 3.项目成员名片、电话卡、公司内部电话表。 4.前期费用借支。 5.其它需用物品。 3.5.3 客户需准备用品清单 1.独立办公室 2 间、办公桌椅一人一套、电话线两条(可上网、可打长途)、 开水或纯净水供应、白板一张,黑、红、蓝白板笔若干、以及笔、纸、钉 书机等其他办公用品。 2.台式机两台、打印机一台、打印纸若干。 3.6 项目组考勤 1.公司总部考勤由综合管理部统一负责;项目组考勤由项目助理负责日常记 录以及月末考勤的汇总与上报。 2.项目组考勤经项目经理、项目助理共同签字后方可上报公司。 3.项目组考勤表的上报可以采用Email 形式。 4.考勤表的项目包括:北京出勤、北
8、京调研、北京公休、北京调休、北京出 差、外地出差、外地公休、外地调休、病假、事假、年假、旷工。 3.7 项目辅助 1.项目辅助包括当地生活指引和列车、飞机时刻表(见附录5)。 2.项目辅助由项目助理负责编写。 3.列车、飞机时刻表包含内容有:车次/ 航班名称、出发站、出发时间、到 达站、到达时间。 4.当地生活指引包括项目所在地的医保定点医院、气候、生活习惯、习俗、 当地的风土人情、项目组成员居住环境和居住条件。主要购物区域、体育 锻炼场馆。 项目工作计划规范 一、目的 1.保障咨询工作有序进行。 2.便于公司对项目进行管理。 3.使项目相关成员了解项目进行情况 4.计划表是项目经理对咨询人员
9、进行考核的参照依据。 二、适用范围 北大纵横公司项目组 三、规范内容 3.1 计划时间安排 项目计划的时间安排要严格按照项目建议书进行。 3.2 工作分工 工作分工要综合考虑咨询师咨询经验和行业背景等因素进行分工。 3.3 项目总体工作计划 1.项目工作计划由项目经理负责制定,某些部分需要与营销部门与管理 部门共同参与制作。 2.总体工作计划需提交高级项目经理审核,在运做部备案。以便公司对 项目运做进行管理和监督。 3.4 项目阶段工作计划 1.项目阶段工作计划需由项目经理与项目小组成员共同讨论完成,意见 发生分歧,项目小组成员应服从项目经理意见。 2.项目小组成员应人手一份项目计划书,以使项
10、目小组成员能合理安排 自己的工作。保证工作按时优质完成。 3.5 周工作计划 1.项目经理应不能忽视周工作计划的制定。 2.周工作计划内容包括本周工作注意事项。作为项目经理对上周的工作 总结和本周工作应该注意问题的提醒,是过程控制的重要文件。 3.6 其他 1.阶段工作计划与周工作计划由项目助理或项目经理以书面或者电子文 档方式发放给各项目成员。 2.各个计划表的规范化文档见附录6、7、8。 项目期间会议工作规范 一、目的 规范项目期间会议内容、会议程序及行为规范,提高会议质量。 二、适用范围 公司项目组 三、规范内容 3.1 注意事项 1.会议按照规定必须参加的人员必须准时到达会场。除非有特
11、殊原因, 否 则不得请假。 2.带好参加会议必备的笔、本或笔记本电脑。 3.有客户方参与的会议,男士必须穿衬衫打领带,女士必须化淡妆。所有 会议一律着正装。 4.会议开始前一个小时布置会场,并检查所用仪器设备和其他必备物品。 5.回答客户提出问题时, 注意要统一口径, 不得出现项目组内自相矛盾等 现象。 3.2 各类会议 3.2.1内部启动会 1.会议时间: 项目合同签定后,项目团队组建以后,正式进场之前。会议时间1-2 个 小时。 2.会议地点:北大纵横管理咨询公司 3.参会人员: 公司高层领导、 营销人员、项目经理、咨询顾问、 项目助理、 4.会议准备物品:投影仪,插线板、每人自带笔、本、
12、电脑等。 5.会议主持人:项目经理 6.会议程序: (1)自我介绍 参会人员每人准备大约2 分钟的发言。发言目的是便于项目组成员彼 此熟悉。发言内容主要包括:从本科开始的教育和工作经历、个人特长、 籍贯等。 (2)项目简介 有营销人员和项目经理共同介绍。介绍内容包括:客户简介、项目内 容简介、客户主要问题介绍、行业介绍、项目持续时间、项目要求等。 (3)项目运做流程培训 介绍人:项目经理。介绍内容:项目运做流程简介、关键环节介绍。 (4)咨询工作技巧培训 介绍人:项目经理。介绍内容:包括咨询工作基本技巧,PPT 制作技 巧,访谈技巧等。 (5)咨询工作规章制度培训 介绍人:项目经理。介绍内容:
13、包括咨询工作期间待遇、请假、时间 安排等。 3.2.2客户启动会 1. 会议时间:项目合同签定后,项目团队组建以后,正式进场之前。 会议时间大约在 1-2 个小时。 2. 会议地点:具体地点与客户共同商量决定。 3. 参会人员:双方高层领导、双方项目经理、营销人员、双方项目组 成员、客户方部门经理、客户方其他与项目相关人员。 4. 会议准备物品:投影仪,插线板、白板、笔记本电脑。 5. 会议主持人:客户方项目经理 6. 会议程序: (1)会议内容介绍 主持人介绍本次会议内容和程序 (2)客户方主要领导发言 (3)北大纵横主要领导发言 (4)项目简介 发言人:客户方或者纵横方项目经理介绍本次项目
14、概况 (5)项目要求 发言人:双方项目经理提出本次咨询工作对双方相关人员的配合 要求和希望。 (6)双方项目参与人员介绍 北大纵横项目组成员介绍、 客户方项目组成员介绍、 其他主要领 导介绍。 (7)客户核心高管人员向项目组全体人员介绍企业情况和项目需 求。 3.2.3阶段和结束汇报会 1. 会议时间:每个阶段末尾时间。每个汇报人时长在一个小时以内。 汇报人汇报时间大于20分钟的应安排中间休息。 2. 会议地点:具体地点与客户共同商量决定 3. 参会人员:双方高层领导、双方项目经理、项目组成员、客户方相 关审核人员。 4. 会议准备物品:投影仪,投影屏幕、插线板、笔记本电脑、激光笔、 客户评价
15、表。 5. 会议主持人:项目经理 6. 会议程序: (1)介绍 项目经理介绍会议程序以及本阶段或者总体工作概况 (2)汇报人发言 汇报人汇报工作内容。 (3)客户方提问 客户方就汇报人汇报的内容以及相关问题进行提问。 (4)回答问题 汇报人或者项目经理就客户提出的问题进行解答。 (5)填写客户评价表 由客户填写项目评价表,进行打分。 (6)双方公司高层总结 双方公司领导对本阶段或本项目工作进行总结。 资料收集及管理规范 一、目的 规范项目运作期间项目小组资料的收集、共享及保管工作,保证公司项目 运作顺利进行,特制定本工作规范。 二、适用范围 北大纵横公司项目组 三、规范内容 4.1 资料来源
16、项目期间资料主要来源以下几个方面: 1. 统计年鉴 2. 专业报刊杂志 3. 各类相关专业书籍 4. INTERNET 网 5. 咨询顾问研究分析 6. 客户内部统计资料 7. 内外部访谈(如竞争对手、专家、政府官员、用户、经销商、供应商、 客户各级人员访谈等) 8. 市场调查 4.2 资料收集要求 1. 进行客户内部资料收集时,必须编写资料收集清单,经项目经理审核后 提交给客户,项目成员不得擅自向客户要资料。 2. 由项目经理根据资料清单内容及工作分工安排项目成员分别负责资料 收集。 3. 属于客户同一部门的资料尽量由专人收集,不得重复向客户要资料。 4. 搜集的资料要力求真实可信,如经初步
17、分析后认为该资料有不翔实之 处,一定要核实。 5. 项目成员在提交所搜集的资料时(尤其是电子版本),必须注明资料来 源。 6. 所有搜集的资料须及时交至项目组资料管理员,资料搜集的数量和质量 将作为小组成员的考核依据之一。 4.3 资料的保管 1. 项目组须安排专人负责统一管理项目期间搜集的所有资料。 2. 资料管理员应及时将所有资料分类登记,并编制资料目录(见附录9) 。 3. 资料管理员负责办理项目组资料的借阅手续。 4. 项目组成员须保管好各自所借阅的资料,并有责任促进所有资料在小组 内充分共享。 5. 项目组成员不得私自向客户报送资料,如需向客户报送代表公司意见或 观点的资料、报告时,
18、必须经项目经理审核同意后方可。 4.4 资料的保密 1. 不得随便复印客户资料,必须经客户方同意后方可复印。 2. 不得随意放置客户资料,以免泄露资料内容。 3. 不得随意向项目组以外的人透露相关资料。 4.5 资料的处理 1. 项目结束时所有客户内部资料需根据其来源由专人送还客户相关部门。 2. 书籍杂志等归还给收集人,由其本人负责到公司办理相关归还手续。 3. 其它电子或书面资料由资料保管员交至公司知识管理部。 项目期间产生的过程文本文件离场前必须销毁。 项目访谈工作规范 一、目的 规范项目访谈提纲准备、行为规范,提高访谈质量,为项目运作正常进行 奠定基础,特制定本工作规范。 二、适用范围
19、 北大纵横项目组 三、规范内容 3.1 访谈办公用品准备 1. 使用公司统一文具 (笔、笔记本、包 )。 2. 带名片,递名片时要双手,将名片倒拿 正面朝上递给对方。要主动递 名片,不论对方是何等级别人员。 3.2 访谈提纲(见附录10) 1. 访谈前一定要写提纲。 2. 提纲要分开放式问题和封闭式问题,封闭式问题要用表式问卷,逐条记录 , 不可遗漏问题。 3. 提纲要注意问题分类,每一类问题再分小项,提纲要细致。 4. 要制作两份提纲,一份列出主要问题,供访谈时据以提问;一份是细致 提纲,用于内部培训,或作为访谈提纲的说明。 5. 提纲未必全面或准确,访谈过程中根据情况要灵活变通。 6. 访
20、谈提纲要在项目组内充分讨论。 7. 访谈前要熟悉提纲内容,了解尽量多的背景资料,并沟通所有概念。 8. 提纲作为重要过程文件,要注意存档。 3.3 访谈日程安排(见附录11、12、13) 1. 访谈前要至少提前三天制定日程安排表,并提前三天通知被访谈人的访 谈时间、访谈主要内容等;必要时,要将访谈提纲提交给被访谈人,使被访 谈人可以就有些问题做充分的准备,以保证访谈工作的质量。 2. 日程安排表内容包括访谈人、 被访谈人、访谈起止时间、 主要访谈内容。 3. 对同一人访谈尽量安排在连续时间段内。 4. 尽量不进行重复访谈。 3.4 访谈过程 1. 访谈一般安排两人进行。在访谈过程中两人注意协调
21、,补充。 2. 访谈过程中由一人主要负责提问,另外一人主要负责记录,但是在访谈 过程中也可以根据实际情况灵活做调整。 3. 提问人要注意控制时间、节奏、内容。 4. 记录人要注意配合提问人,适当参与提问,不可随意打断提问人思路。 5. 访谈中要注意细致、准确,涉及名称、数据、过程要精确地记录,并得 到确认和核实。 6. 访谈时可根据对象情况不按提纲顺序提问,但要尽量涉及到所有问题。 7. 提纲未必包括所有问题内容,如访谈中发现提纲中未包括但很重要内 容,可追问,并加入提纲中。 8. 由于工作安排需要,有可能访谈人员安排与咨询工作分配有冲突。 3.5 访谈记录 1.要尽量记录下对方所有观点,建议
22、使用电脑记录。 2.记录人不能加入个人观点和看法。 3.对方发表观点的背景要注意,没有前提的观点等于没有观点。 4.要注意分析访谈对象的真实意思表示。 5.记录中要注意将重点标注出来。 6.记录人要尽可能记录下所有谈话内容。 7.提问人要尽可能记下所有问题的主要观点。 8.访谈总结要按照访谈总结模板进行。 3.6 访谈记录整理 1.访谈记录要按照访谈记录模板进行整理。 2.访谈记录要及时加以整理(尽可能当天整理)。 3.访谈记录作为重要文件要予以存档。 4.访谈记录整理要全面,不可简单列一两条。 5.访谈记录输入电脑是值得鼓励的,书写整洁、条理清楚的记录也是可 接受的。 3.7 访谈总结(见附
23、录14) 1.访谈结束后要注意及时总结。 2.每一访谈对象结束后,记录人与提问人可对照彼此感觉。 3.每一时间段访谈结束后(一上午或一天)要进行项目组访谈总结会, 每个人都针对当天访谈所得到的信息谈自己的认识。 4.总结会上不要复述访谈记录,要阐述自己的认识,简明扼要。 5.总结前认真看笔记,总结时不要看笔记,否则你在牺牲大家和你自己 的休息时间。 6.专人记录每天的访谈总结会发言。 7.每个人要注意记录与自己负责内容相关的发言。 8.对他人发言有疑问要及时提出。 9.对有疑问的问题要在下面的访谈中加以证实和补充。 10. 根据访谈总结,要适当调整访谈提纲。 3.8 访谈技巧 1.正式开始前要
24、有一个开场白,主动递上名片,介绍自己和访谈目的。 2.简短的题外话有助于迅速拉近彼此距离,形成融洽、亲切的谈话氛围。 3.要注意控制访谈时间,一般不超过或少于原定访谈时间的四分之一。 4.要注意控制对方话题,防止对方漫无边际地泛谈,可在对方稍微停顿 时用总结对方观点的方法打断对方,并将话题拉回来。 5.对某些典型事例要深入了解,弄清人名、地名、时间、具体内容、准 确的相关数据。 6.不要生硬地否定对方观点,也不要随口附和对方观点,对明显荒唐的 观点可以委婉质疑。 7.对重要问题可阶段性间隔后重复提问,以验证对方观点。 8.结束时如有必要,可留下对方的联系方式。 1.客户的直觉往往都是对的。 2
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 咨询 项目 运作 规范 文件
链接地址:https://www.31doc.com/p-5627996.html