XX省电子文件归档与管理暂行规定.docx
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1、第 1 页 省电子文件归档与管理暂行规定 特征码 guEOQGZPZimeFPuixQPS 草稿性电子文件;U非正式电子文件;F正式电子文件; (二)电子文件类别代码:T文本文件;D数据文件; I-图像文件;G图形文件;V-影像文件;A-声音文件;P计 算机程序;O-多媒体文件。 (三)电子文件信息类型: 1、字处理文件:指用计算机字处理技术形成的文字文件、 表格文件等,归档时应注明文件存储格式和属性,重点收集定 稿电子文件和正式电子文件。 (1)定稿电子文件:用计算机起草文件时形成的最后一稿 草稿文件,记录了文件的最后修改结果,具有参考和利用价值, 收集时须落实必要的签字手续,明确*拟稿、核
2、稿、签发等环节 的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时,每一稿应 加标识以区别。 (2)正式电子文件:指已修改、签发完毕的定稿、能行使 其文件职能、以正式文件文号注明的电子文件。 2、数据文件:指采用数据库形式存在的具有文件属性的记 录。 第 2 页 3、图像文件:指用扫描仪、数码相机等数字设备采集或制 作的静态图像文件。 4、图形文件:指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图 形文件。 5、影像文件:指用数码摄像机等视频设备录入的动态图 像文件。 6、声音文件:指用音频设备录入并转换为数字形式的文 件。 7、计算机程序:指计算机使用的商用或自主开发的系统软 件、应用软件以及软件的版本等。
3、 8、多媒体文件:指用计算机多媒体技术制作的文件,其中 包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。 (四)电子文件载体类型 电子文件载体主要分为磁性载体、 光学载体两种。磁性载体包括磁带、软磁盘、硬磁盘;光学载 体包括只读光盘,可写入光盘、可擦写光盘等。 第十条 各单位电子文件的形成部门应定期将具有重要凭 证性、依据性和参考利用价值的电子文件制作脱机备份。需要 永久、长期保存的电子文件,应制作纸质版本与电子文件同时 归档;转换成纸质版本的,应及时归入相应门类的纸质档案中 进行管理。 第十一条 归档电子文件的保管期限参照国家档案局关 于机关档案保管期限的规定执行。 第 3 页 第四章
4、电子文件的归档方式、要求 第十二条 电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。 逻辑归档可适时进行,物理归档应按纸质档案的规定定期完成。 各单位在开展此项工作时,应以物理归档为主,待条件成熟方 可实行逻辑归档。具体做法省电子文档管理系统 。 第十三条 使用局域网的单位,其电子文件归档应报经同 级档案行政管理部门同意后,可实施逻辑归档,其基本要求是: (一)电子文件归档操作由具体经办人完成。 (二)档案人员应会同计算机系统管理人员设定查询归档 电子文件的权限。 (三)网络管理人员应把归档电子文件的物理地址存放于 指定的计算机服务器上,并须采取可靠的备份措施。 (四)归档电子文件应有该电子文件产生
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