报告写作技巧PPT课件.ppt
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1、演示文稿写作技巧,作者:周际 时间:2008年1月23日,如果内容很精彩,谁在乎他是否“看上去很美”?,如果你已经花了很多时间去做? 这个输出结果对业务对你有多重要? 你希望你的工作如何被重视?,“在我们卖房子之前,首先要有能力销售自己!”,为什么我们使用PowerPoint来做演讲?,在我们的环境里报告演讲是经常遇到的,把有关你和你思维的信息发送给每个人 能够立刻把你是谁以及你如何思考等这样的信息传递给每个人 包含有价值的的信息 含有宝贵而且往往昂贵的信息 经常在系统内部广泛交流 在系统内经常进行广泛流通 营销团队形象的直接反应 是直接反映了营销队伍的形象,今天,我们将侧重于从两个方面来 报
2、告讲稿开发幻灯片及投影片,PowerPoint,讲故事的工具,议程,写出有效的幻灯片 原则/提示(30 min) 用图表解说(20 min) 写有影响力的报告(20分钟) PowerPoint的写作技巧(20分钟),演示文稿写作艺术,演示文稿 是一种把复杂信息 转换成 简单扼要、有效沟通的艺术,5原则塑造好文章Five principles underpin all good document writing,为你的观众而写 采用一个逻辑化和统一的结构 简化 用事实支持论点 说故事,有效写作的10个技巧,彻底理解写作的内容和目的 每页一个观点 用标题使观点更为直接,从而吸引观众 采用金字塔原则
3、来创造逻辑结构 使用编号来扩展结构 在视觉上强调你想观众去关注的地方 简单、简单、再简单拿走所有不增加价值的元素 杜绝错误 理想的字体大小:14-16pt,最小10pt 拷贝好的演示文件使用它的风格、顺序、结构和图片等,#1: 彻底理解文章的内容和目的Thoroughly understand the context 而目前最多的不满集中客卫的设计及分类收纳方面,#6:视觉突出你需要观众注视的部分Visually emphasize where you want the audience to look,Vs.,突出数据,突出文本,突出思路,Vs.,突出数据,突出文本,突出思路,#6:视觉突出
4、你需要观众注视的部分Visually emphasize where you want the audience to look,突出数据,突出文本,突出思路,良性循环的市场营销,图片能简化思路并帮助强化观点,案例:,#6:视觉突出你需要观众注视的部分Visually emphasize where you want the audience to look,#7:简化,再简化抛弃所有无附加值的部分 Simplify, Simplify, Simplify take out all elements that do not add value,简化文本,使用题点bullet point 删除不
5、必要的词 不必要的话用最少的话可能表达了同样的想法用最少的话可能表达的理念一致用最少的话空白,#8:杜绝错误 Absolutely No Mistakes,一个错误数字可以毁灭整篇文章的可信度,这是你的报告 如果你自己不确定是否正确,请检查,#9: 理想的字体大小为14-16磅,最小不低于10磅Ideally 14-16pt font, minimum 10pt,题目, 18pt 如果你不能用1-2行的标题和18pt字体 ,可能你的标题是过于冗长,请考虑重新措辞 主体文字, 14-16pt 页面上的文本就是打算读出来的 人们并不关注较小的文字 在一般的会议室用投影机进行介绍,理想字体是14 -
6、 16pt ,最小的是12pt 图表中的数据和标签, 10-12pt 注解和来源说明, 10pt,议程,写出有效的幻灯片 原则/提示(30 min) 用图表解说(20 min) 写有影响力的报告(20分钟) PowerPoint的写作技巧(20分钟),一个图表里的关键要素,题目,单位,备注: 资料来源:,数值,名称,备注: 资料来源:,题目,单位,标题永远是最重要的,它告诉观众这些数据反映了什么。,单位可表示图表所示名称(如市场份额的趋势, ),类似的图表中,刻度应该统一起来但如果只是显示数值,刻度就并非总是必要的,数据序列标签应尽可能多地横向表示,所有图表必须标明数据来源; 备注主要是用于提
7、供有用的细节,并不是必须的,除非只是为了显示趋势或比较,数据的数值通常是必须表示的,一个图表里的关键要素,数据表现的逻辑顺序,巧克力在西部地区的消费量,1997年,Tons,吨 (千),巧克力在西部地区的消费量,1997年,这个?,或者这个,Idaho,Montana,Nevada,S. Dakota,Wyoming,为了突出数据强调的重点,你必须按升序或降序排列。 合理的突出数据:给有意思的数据,如最高或最低的做下划线。 减少不必要的细节 把所占比例小的统一归为“其他类” 保留一位小数位数,使图表更清晰,解说数据只要到必要的小数位数 数据的小数位数太多,会制造出干扰并不利于信息的传递 小数位
8、数要统一,保留尽可能少的小数位数,百万 美元,西部地区的媒体花费,这个?,或者这个,西部地区的媒体花费,西部地区的媒体花费,还是这个!,选择合适的刻度,确定刻度高度来满足柱型图的要求(如果有必要的话,为数据标注留下足够空间) 对于有极端差异情况的数据,主动把数据分段 并排出现的两个图表的刻度应该是相匹配(具有可比性),或者是根本上不同的 避免出现0到10和0到15这样两个表的比较, 0-10和0-1000是可以的 从百分比刻度来说,人们一般习惯于到100% 避免出现0-90 ,但可能出现小刻度,例如所有的数据都在40%以下,选择合适的刻度,亚洲可可豆加工机,1997年产量,亚洲可可豆加工机,1
9、997年产量,2550,这个?,还是这个!,提供必要的“补充资料”,Tons (Mln),72,不同场合的糖果消费量,Christmas,Easter复活节,Mothers Day,Valentines Day,75,正确 ,但占有率有什么不同?(缺少占有率),品牌在不同地区占有率,好 但绝对数值是多少?,XXX赔付总额 ( 95-00),US$000,哼那么复合年增长率是多少呢?(缺少复合增长率的说明),为更好的进行说明,图表经常需要“补充资料” 并不总是需要,通常是案例 考虑什么是接下来需要的信息,你看到这张图自然会问的问题,提供必要的“补充资料”,XXX赔付总额 ( 95-00),US$
10、000,Tons (Mln),72,不同场合的糖果消费量,Christmas,Easter,Mothers Day,Valentines Day,75,(17%),(25%),(26%),(32%),(11%),(35%),(19%),(36%),0.7,0.9,0.6,0.6,0.8,0.1,RMS,0.7,Total,1995-2000 CAGR = 22%,品牌在不同地区占有率,为更好的进行说明,图表经常需要“补充资料” 并不总是需要,通常是案例 考虑什么是接下来需要的信息,你看到这张图自然会问的问题,使你的图例更易解释,用某种方式做图例说明,使数据更容易被识别。 确保秩序是一样的,自上
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